Введение в бухгалтерские информационные системы (AIS)

Бухгалтерская информационная система (АИС) представляет собой структуру, что бизнес использует для сбора, хранения, управления, обработки, получения и сообщить о своих финансовых данных, поэтому он может быть использован бухгалтеров, консультантов, бизнес — аналитиков, менеджеров, финансовых директоров (финансовых директоров ), аудиторы, регуляторы и налоговые органы.

Специально обученные бухгалтеры глубоко работают с AIS, чтобы обеспечить высочайший уровень точности финансовых операций и ведения учета в компании, а также сделать финансовые данные легкодоступными для тех, кто на законных основаниях нуждается в доступе к ним, при этом сохраняя данные в целости и сохранности..

Ключевые выводы

  • Информационная система бухгалтерского учета (AIS) используется компаниями для сбора, хранения, управления, обработки, извлечения и представления финансовых данных.
  • AIS могут использовать бухгалтеры, консультанты, бизнес-аналитики, менеджеры, финансовые директора, аудиторы и регулирующие органы.
  • AIS помогает различным отделам компании работать вместе.
  • Эффективная АИС использует аппаратное и программное обеспечение для эффективного хранения и извлечения данных.
  • Внутренние и внешние средства управления AIS имеют решающее значение для защиты конфиденциальных данных компании.

Понимание бухгалтерских информационных систем (AIS)

Информационная система бухгалтерского учета — это способ отслеживания всей бухгалтерской и хозяйственной деятельности компании. Информационные системы бухгалтерского учета обычно состоят из шести основных компонентов: людей, процедур и инструкций, данных, программного обеспечения, инфраструктуры информационных технологий и внутреннего контроля. Ниже приводится подробное описание каждого компонента.

1. AIS People

Люди в AIS — это пользователи системы. AIS помогает различным отделам компании работать вместе. К специалистам, которым может потребоваться использование АИС организации, относятся:

  • Бухгалтеров
  • Консультанты
  • Бизнес-аналитики
  • Менеджеры
  • Финансовые директора
  • Аудиторы

Например, руководство может установить цели продаж, для которых сотрудники могут затем заказать соответствующее количество запасов. Заказ на инвентаризацию уведомляет бухгалтерию о новой кредиторской задолженности. Когда продажи осуществляются в бизнесе, люди и отделы, участвующие в процессе продаж, могут включать в себя следующее:

  1. Продавцы вводят заказы клиентов в AIS.
  2. Бухгалтерия выставляет счета или отправляет счет клиенту.
  3. На складе выполняется сборка заказа.
  4. Отдел доставки отправляет заказ клиенту.
  5. Бухгалтерия получает уведомление о новой дебиторской задолженности, которая представляет собой долговую расписку от клиента, которая обычно выплачивается в течение 30, 60 или 90 дней. 
  6. Отдел обслуживания клиентов отслеживает заказы и отгрузки клиентам.
  7. Руководство использует AIS для создания отчетов о продажах и анализа затрат, который может включать затраты на складские запасы, доставку и производство.

Благодаря хорошо спроектированной AIS каждый в организации может получить доступ к одной и той же системе и извлекать одну и ту же информацию. AIS также упрощает процесс предоставления информации людям за пределами организации, когда это необходимо.

Например, консультанты могут использовать информацию в AIS для анализа эффективности структуры ценообразования компании, просматривая данные о затратах, продажах и доходах.Кроме того, аудиторы могут использовать данные для оценки внутреннего контроля, финансового состояния компании и соблюдения таких нормативных требований, как Закон Сарбейнса-Оксли (SOX).

АИС должна быть разработана с учетом потребностей людей, которые будут ее использовать. Система также должна быть простой в использовании и улучшать, а не снижать эффективность.

2. Процедуры и инструкции

Процедура и инструкции AIS — это методы, которые он использует для сбора, хранения, извлечения и обработки данных. Эти методы бывают как ручными, так и автоматическими. Данные могут поступать как из внутренних источников (например, сотрудники), так и из внешних источников (например, онлайн-заказы клиентов). Процедуры и инструкции будут закодированы в программном обеспечении AIS. Однако процедуры и инструкции также должны быть «закодированы» для сотрудников с помощью документации и обучения. Процедуры и инструкции должны соблюдаться последовательно, чтобы быть эффективными.

3. Данные AIS

AIS должен иметь структуру базы данных для хранения информации, например язык структурированных запросов (SQL), который является компьютерным языком, обычно используемым для баз данных. SQL позволяет манипулировать данными, находящимися в AIS, и извлекать их для целей отчетности. AIS также потребуются различные экраны ввода для различных типов пользователей системы и ввода данных, а также различные форматы вывода для удовлетворения потребностей разных пользователей и различных типов информации.

Данные, содержащиеся в AIS, представляют собой всю финансовую информацию, имеющую отношение к деловой практике организации. Любые бизнес-данные, которые влияют на финансы компании, должны помещаться в AIS.

Тип данных, включенных в AIS, зависит от характера бизнеса, но может состоять из следующего:

  • Заказы на продажу
  • Выписки по счетам клиентов
  • Отчеты по анализу продаж
  • Заявки на закупку
  • Счета поставщика
  • Проверить регистры
  • Главная бухгалтерская книга
  • Данные инвентаризации
  • Информация о заработной плате
  • Хронометраж
  • Налоговая информация

Эти данные могут использоваться для подготовки бухгалтерских отчетов и финансовых отчетов, включая графики старения дебиторской задолженности, износа или амортизации, пробный баланс и отчет о прибылях и убытках. Хранение всех этих данных в одном месте — в AIS — облегчает ведение документации, отчетность, анализ, аудит и принятие решений. Чтобы данные были полезными, они должны быть полными, точными и актуальными.

С другой стороны, примеры данных, которые не попадают в AIS, включают записки, переписку, презентации и руководства. Эти документы могут иметь косвенное отношение к финансам компании, но, за исключением стандартных сносок, они на самом деле не являются частью финансового учета компании.

4. Программное обеспечение AIS

Программный компонент AIS — это компьютерные программы, используемые для хранения, извлечения, обработки и анализа финансовых данных компании.До появления компьютеров AIS была ручной системой на бумажных носителях, но сегодня большинство компаний используют компьютерное программное обеспечение в качестве основы AIS.Малые предприятия могут использовать Intuit Quickbooks или Sage 50 Accounting, но есть и другие.2  Малые и средние предприятия могут использовать SAP Business One.  Средние и крупные компании могут использовать Microsoft Dynamics GP, MAS 90 Sage Group или MAS 200, Oracle PeopleSoft или Epicor Financial Management.567

Качество, надежность и безопасность — ключевые компоненты эффективного программного обеспечения AIS. Руководители полагаются на информацию, которую они выводят, при принятии решений для компании, и им нужна высококачественная информация, чтобы принимать правильные решения.

Программное обеспечение AIS можно настроить для удовлетворения уникальных потребностей различных типов бизнеса. Если существующая программа не соответствует потребностям компании, программное обеспечение также может быть разработано собственными силами при существенном участии конечных пользователей или может быть разработано сторонней компанией специально для организации. Систему можно даже передать на аутсорсинг специализированной компании.

Для публично торгуемых компаний, независимо от того, какое программное обеспечение и варианты настройки выберет бизнес, правила Сарбейнса-Оксли будут в некоторой степени определять структуру AIS.Это связано с тем, что правила SOX устанавливают процедуры внутреннего контроля и аудита, которые публичные компании должны соблюдать.

5. ИТ-инфраструктура

Инфраструктура информационных технологий — это просто причудливое название аппаратного обеспечения, используемого для работы информационной системы бухгалтерского учета. Большинство из этих аппаратных средств в любом случае потребуется бизнесу и может включать следующее:

  • Компьютеры
  • Мобильные устройства
  • Серверы
  • Принтеры
  • Сетевые фильтры
  • Роутеры
  • Медиа хранилище
  • Резервный источник питания

Помимо стоимости, факторы, которые следует учитывать при выборе оборудования, включают скорость, емкость хранилища и возможность его расширения и обновления.

Возможно, наиболее важно то, что оборудование, выбранное для AIS, должно быть совместимо с предполагаемым программным обеспечением. В идеале она была бы не просто совместимой, а оптимальной — неуклюжая система будет гораздо менее полезна, чем быстрая. Один из способов, которым компании могут легко удовлетворить требования совместимости оборудования и программного обеспечения, — это приобрести готовую систему, которая включает в себя как оборудование, так и программное обеспечение, необходимое для бизнеса. Приобретение системы «под ключ» теоретически означает, что бизнес получит оптимальное сочетание аппаратного и программного обеспечения для своей АИС.

Хорошая AIS должна также включать план поддержки, обслуживания, замены и обновления компонентов аппаратной системы, а также план утилизации сломанного и устаревшего оборудования, чтобы конфиденциальные данные были полностью уничтожены.

6. Внутренний контроль

Внутренний контроль AIS — это меры безопасности, которые она содержит для защиты конфиденциальных данных. Это могут быть как простые пароли, так и сложные, например, биометрическая идентификация. Протоколы биометрической безопасности могут включать в себя хранение человеческих характеристик, которые не меняются с течением времени, таких как отпечатки пальцев, голос и распознавание лиц.

У AIS должен быть внутренний контроль для защиты от несанкционированного доступа к компьютеру и ограничения доступа для авторизованных пользователей, в том числе некоторых пользователей внутри компании. Он также должен предотвращать несанкционированный доступ к файлам со стороны лиц, которым разрешен доступ только к избранным частям системы.

AIS содержит конфиденциальную информацию, принадлежащую не только компании, но и ее сотрудникам и клиентам. Эти данные могут включать:

  • Номера социального страхования
  • Информация о зарплате и персонале
  • Номера кредитных карт
  • Информация для клиентов
  • Финансовые данные компании
  • Финансовая информация поставщиков и продавцов

Все данные в AIS должны быть зашифрованы, а доступ к системе должен регистрироваться и контролироваться. Системная активность также должна быть отслеживаемой.

AIS также нуждается во внутреннем контроле, который защищает его от компьютерных вирусов, хакеров и других внутренних и внешних угроз сетевой безопасности. Он также должен быть защищен от стихийных бедствий и скачков напряжения, которые могут вызвать потерю данных.

Примеры бухгалтерских информационных систем в реальном мире

Хорошо спроектированная AIS позволяет бизнесу работать бесперебойно изо дня в день, в то время как плохо спроектированная AIS может препятствовать его работе. Третье применение AIS заключается в том, что, когда у предприятия возникают проблемы, данные в его AIS могут быть использованы для раскрытия истории того, что пошло не так. Случаи WorldCom и Lehman Brothers дают два примера.

WorldCom

В 2002 году внутренние аудиторы WorldCom Юджин Морс и Синтия Купер использовали AIS компании, чтобы выявить мошенническое распределение расходов и другие бухгалтерские записи на сумму около 4 миллиардов долларов.  Их расследование привело к увольнению финансового директора Скотта Салливана, а также к новому законодательству — разделу 404 Закона Сарбейнса-Оксли, который регулирует внутренний финансовый контроль и процедуры компаний.11 

Lehman Brothers

При расследовании причин краха Lehman ключевым компонентом была проверка его AIS и других систем данных, наряду со сбором и проверкой документов, а также интервью со свидетелями.Поиск причин банкротства компании «потребовал всестороннего расследования и проверки операционных, торговых, оценочных, финансовых, бухгалтерских и других систем данныхLehman», согласно отчету эксперта из девяти томов на 2200 страницах.

Системы Lehman представляют собой пример того, какне следует структурироватьАИС.В отчете эксперта Антона Валукаса говорится: «На моментподачи заявленияо банкротстве Lehman поддерживал лоскутное одеяло из более чем 2600 программных систем и приложений… Многие системы Lehman были непонятными, устаревшими или нестандартными».

Экзаменатор решил сосредоточить свои усилия на 96 системах, которые оказались наиболее подходящими.Этот экзамен требовал обучения, изучения, проб и ошибок только для того, чтобы научиться пользоваться системами.

В отчете Валукаса также отмечалось, что «системы Lehman были в значительной степени взаимозависимыми, но их взаимосвязь была трудна для расшифровки и плохо задокументирована. Чтобы распутать эти системы и получить необходимую информацию, потребовались чрезвычайные усилия».

Суть

Все шесть компонентов AIS работают вместе, чтобы помочь ключевым сотрудникам собирать, хранить, управлять, обрабатывать, извлекать и сообщать свои финансовые данные. Наличие хорошо разработанной и поддерживаемой эффективной и точной системы бухгалтерской информации является незаменимым компонентом успешного бизнеса.


Похожие статьи