Счета к оплате (AP)

Что такое Счета к оплате (AP)?

Счета к оплате (AP) — это счет в главной бухгалтерской книге, который отражает обязательство компании выплатить краткосрочную задолженность своим кредиторам или поставщикам. Другое распространенное использование «AP» относится к бизнес-отделу или отделу, который несет ответственность за осуществление платежей, причитающихся компании поставщикам и другим кредиторам.

Общие сведения о счетах к оплате (AP)

Общий баланс кредиторской задолженности компании на определенный момент времени будет отображаться в ее балансе в  разделе текущих обязательств . Кредиторская задолженность — это долги, которые необходимо погасить в течение определенного периода, чтобы избежать дефолта . На корпоративном уровне AP относится к выплатам краткосрочной задолженности поставщикам. Кредиторская задолженность, по сути, представляет собой краткосрочную долговую расписку от одного предприятия другому предприятию или организации. Другая сторона будет регистрировать операцию как увеличение своей дебиторской задолженности на ту же сумму.

Кредиторская задолженность — важная фигура в балансе компании. Если AP увеличивается по сравнению с предыдущим периодом, это означает, что компания покупает больше товаров или услуг в кредит, а не платит наличными. Если AP компании уменьшается, это означает, что компания оплачивает свои долги за предыдущий период быстрее, чем покупает новые товары в кредит. Управление кредиторской задолженностью имеет решающее значение для управления денежным потоком бизнеса.

При использовании косвенного метода для подготовки отчета о движении денежных средств чистое увеличение или уменьшение AP по сравнению с предыдущим периодом отображается в верхнем разделе денежного потока от операционной деятельности . Руководство может использовать AP для управления денежным потоком компании до определенной степени. Например, если руководство хочет увеличить денежные резервы на определенный период, оно может увеличить время, необходимое бизнесу для оплаты всех непогашенных счетов в AP. Однако эту гибкость в отношении оплаты позже необходимо сопоставить с текущими отношениями компании со своими поставщиками. Оплата счетов в срок — это всегда хорошая практика.

Учет кредиторской задолженности (AP)

Для правильного ведения бухгалтерского учета с двойной записью необходимо, чтобы для всех проводок, сделанных в главной книге, всегда существовали компенсационные дебет и кредит. Для учета кредиторской задолженности бухгалтер  кредитует кредиторскую задолженность при получении счета- фактуры . Зачет по дебету для этой записи обычно проводится по счету расходов на товар или услугу, которые были приобретены в кредит. Дебетование также может производиться на счет актива, если приобретенный объект является капитализируемым активом . Когда счет оплачен, бухгалтер дебетует кредиторскую задолженность, чтобы уменьшить пассив. Зачетный кредит зачисляется на счет денежных средств, что также уменьшает остаток денежных средств.

Например, представьте, что компания получает счет на 500 долларов за канцелярские товары. Когда отдел AP получает счет, он записывает кредит в размере 500 долларов в счет кредиторской задолженности и дебет в размере 500 долларов по расходам на канцелярские товары. На этом этапе дебет в размере 500 долларов США по расходам на канцелярские товары переводится в отчет о прибылях и убытках , поэтому компания отразила операцию покупки, даже если денежные средства не были выплачены. Это соответствует методу начисления , когда расходы признаются по мере их возникновения, а не при переходе денежных средств из рук в руки. Затем компания оплачивает счет, и бухгалтер зачисляет кредит на 500 долларов на денежный счет и дебет на 500 долларов на кредиторскую задолженность.

Компания может иметь много открытых платежей, причитающихся поставщикам одновременно. Все невыплаченные платежи поставщикам отражаются в счетах к оплате. В результате, если кто-нибудь посмотрит на остаток в кредиторской задолженности, он увидит общую сумму, которую бизнес должен всем своим поставщикам и краткосрочным кредиторам. Эта общая сумма отображается в балансе. Например, если компания, указанная выше, также получила счет за услуги по уходу за газоном на сумму 50 долларов, общая сумма обеих записей в кредиторской задолженности будет равна 550 долларам до того, как компания выплатит эти долги.

Кредиторская задолженность и торговая кредиторская задолженность

Хотя некоторые люди используют фразы «кредиторская задолженность» и «торговая кредиторская задолженность» как синонимы, эти фразы относятся к похожим, но немного разным ситуациям. Торговая кредиторская задолженность представляет собой деньги, которые компания должна своим поставщикам за товары, относящиеся к товарным запасам , такие как коммерческие принадлежности или материалы, которые являются частью товарных запасов. Кредиторская задолженность включает все краткосрочные долги или обязательства компании.

Например, если ресторан должен деньги компании, производящей продукты питания или напитки, эти товары являются частью товарных запасов и, следовательно, частью его торговой кредиторской задолженности. Между тем обязательства перед другими компаниями, такими как компания, занимающаяся чисткой униформы персонала ресторана, попадают в категорию кредиторской задолженности. Обе эти категории подпадают под более широкую категорию кредиторской задолженности, и многие компании объединяют обе категории под термином «кредиторская задолженность».

Счета к оплате и дебиторская задолженность

Дебиторская и кредиторская задолженность по сути противоположны. Кредиторская задолженность — это деньги, которые компания должна своим поставщикам, а дебиторская задолженность — это деньги, которые компания должна, как правило, клиентами. Когда одна компания заключает сделки с другой в кредит, одна делает запись о кредиторской задолженности в своих книгах, а другая — о дебиторской задолженности.