Журнал выплаты наличных денег

Что такое журнал выплаты наличных?

Журнал выплаты денежных средств — это запись, которую ведут внутренние бухгалтеры компании, в которой перечисляются все финансовые расходы, производимые бизнесом, до того, как эти платежи будут разнесены в главную книгу. Ежемесячно эти журналы сверяются со счетами главной книги, которые затем используются для создания финансовых отчетов за обычные отчетные периоды.

Понимание журнала выплаты наличных денег

Эти журналы, обычно поддерживаемые бухгалтерским программным обеспечением, содержат важную информацию, такую ​​как сумма выплаты, номер чека, тип транзакции, получатель платежа, плательщик и авизо. Но некоторые компании записывают и другие важные детали, такие как скидки на оптовые закупки. Различные типы расходов могут быть указаны в разных столбцах или иметь разные коды.

Руководители журналов должны быть внимательны к деталям и тщательно фиксировать каждую транзакцию, чтобы предотвратить неправильное использование или незаконное присвоение денежных средств. Кроме того, журналы расходования денежных средств могут помочь владельцам бизнеса в управлении денежными средствами, предоставляя четкие изображения инвентарных расходов, заработной платы, расходов на аренду и других внешних расходов. Эти данные могут иметь решающее значение для принятия правильных бизнес-решений в будущем.

Журнал выплаты денежных средств покажет владельцу бизнеса, если больше денег уходит из компании, чем приходит, и наоборот, позволяя ему вносить коррективы в бизнес, чтобы обеспечить постоянный положительный денежный поток.

При выплате наличных будет регистрироваться любой денежный перевод, а не только физический перевод. Сюда входят чеки и электронные переводы денежных средств или любой другой денежный эквивалент.

Структура журнала денежных выплат

Журнал выплаты денежных средств содержит множество столбцов для записи денежных потоков предприятия. Столбцы включают дату каждого платежа наличными, детали другого затронутого счета главной книги, номер чека, выданного предприятием, общую сумму выплаченных наличных денег, счет кредитного контроля, который показывает сумму, списанную со счета кредитора., уплаченные налоги и специальные столбцы, в которых указывается тип транзакции, например реклама, заработная плата и т. д.

Затем каждый из этих столбцов суммируется в конце периода ведения журнала для получения общей суммы. Затем эта информация переносится в главную книгу.

Пример журнала выплаты наличных денег

Предположим, что через месяц компания ABC покупает машину у производителя BZY за 5000 долларов и арендует грузовик у Rental Trucks за 500 долларов. Компании потребуется кредитовать остатки денежных средств и дебетовать корреспондентские счета. Кассовый журнал будет выглядеть примерно так.

Это очень упрощенный пример, но он показывает, как регистрируются транзакции. И денежная сумма должна быть записана на кредитном счете наличных, и такая же сумма должна быть списана с соответствующего счета. В зависимости от типа этот счет может быть инвентарным или любым другим традиционным балансовым счетом. В этом случае он был помещен в учетную запись «другой» категории.

Для каждого типа компании журнал выплат будет выглядеть по-разному. Журнал денежных выплат розничного продавца будет включать запасы, дебиторскую и кредиторскую задолженность, заработную плату и заработную плату. Производитель может иметь все это, но также учитывает закупленное сырье и производственные затраты. Компания-разработчик программного обеспечения может иметь только зарплату и расходы на оборудование (компьютер).

Независимо от типа компании, владельцу бизнеса необходимо использовать журнал выплаты денежных средств каждый раз, когда выплачиваются наличные, чтобы вести учет того, на что расходуются деньги. Это критически важный инструмент для успеха любого бизнеса, а также для обеспечения правильности всей информации, предоставляемой Налоговой службе (IRS), на момент уплаты налогов.