Заполнение формы W-9: запрос идентификационного номера налогоплательщика (ИНН) и справки

Если вы работаете в качестве фрилансера или независимого подрядчика, большинство ваших клиентов должны попросить вас заполнить форму W-9, запрос на идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) и подтверждение.Эта форма помогает предприятиям получать ключевую информацию от своих поставщиков для подготовки информационных отчетов для IRS. Компании должны подавать информационные декларации с использованием формы 1099-MISC всякий раз, когда они платят фрилансеру или независимому подрядчику в общей сложности 600 долларов США или более в течение года.

Ваши клиенты будут использовать информацию в вашем W-9, чтобы указать ваше имя, название компании, адрес и идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) в 1099-MISC, который они подают о вас.Они отправят одну копию 1099-MISC в IRS, а другую копию вам в конце января, после окончания налогового года.

Другие обстоятельства, при которых вас могут попросить заполнить форму W-9, включают:

  • Определенные сделки с недвижимостью
  • Выплаченные проценты по ипотеке
  • Приобретение или отказ от обеспеченного имущества
  • Аннулирование долга
  • Взносы в индивидуальный пенсионный план (IRA)

Как заполнить форму W-9: запрос на идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) и подтверждение

Форма W-9 — одна из самых простых для заполнения форм IRS, но если налоговые формы заставляют вас нервничать, не волнуйтесь. Мы подскажем, как правильно его завершить.

Шаг 1. Введите свое имя, как указано в налоговой декларации.

Шаг 2: Введите название своей компании или название «неучтенного лица», если оно отличается от имени, которое вы ввели на шаге 1. Например, вы можете быть индивидуальным предпринимателем, но в маркетинговых целях вы не используете свое личное имя в качестве своего Наименование фирмы;вместо этого вы «ведете бизнес под другим именем».Вы должны ввести это имя здесь.Что касается игнорируемой части сущности, то, если вы не знаете, что это такое, вы, вероятно, не один из них.Наиболее распространенным видом неучтенных юридических лиц является компания с ограниченной ответственностью с одним участником.

Шаг 3: К какому типу хозяйственной организации вы относитесь по классификации федерального налога: индивидуальное предпринимательство, товарищество, корпорация C, корпорация S, траст / имущество, компания с ограниченной ответственностью или «другое»? Установите соответствующий флажок. Если вы не уверены, вы, вероятно, являетесь индивидуальным предпринимателем, потому что вам пришлось бы подать много документов, чтобы стать одним из других лиц.

Шаг 4: Исключения. Скорее всего, вы оставите эти поля пустыми. Вот пара исключений:

1. Получатели, освобожденные от дополнительного удержания, например корпорации (в большинстве случаев), могут нуждаться в вводе кода в поле «Код освобожденного получателя». В инструкциях формы W-9 перечислены освобожденные от налогообложения получатели платежа, их коды и типы платежей, для которых следует использовать эти коды. Корпорации, заполняющие форму W-9 для получения процентов или дивидендов, например, должны ввести код «5».

2. Плательщикам, которые освобождены от отчетности в соответствии с Законом о соблюдении налогового законодательства по иностранным счетам (FATCA), возможно, потребуется ввести код в поле «Код отчетности для освобождения от FATCA». Ни одно из этих положений не применимо к типичному независимому подрядчику или фрилансеру.

Шаг 5. Укажите свой почтовый адрес, город, штат и почтовый индекс. Что делать, если ваш домашний адрес отличается от вашего служебного? Какой адрес вы должны указать в форме W-9? Используйте адрес, который вы будете использовать в своей налоговой декларации. Например, если вы являетесь индивидуальным предпринимателем, который арендует офисное помещение, но вы подаете налоговую декларацию, используя домашний адрес, введите свой домашний адрес в форму W-9, чтобы у IRS не было проблем с сопоставлением ваших 1099s с вашей формой 1040..

Шаг 6. На этом необязательном шаге вы можете указать имя и адрес запрашивающей стороны. Вы можете заполнить это поле, чтобы записывать, кому вы предоставили свой идентификационный номер налогоплательщика.

Шаг 7: IRS называет этот раздел «Частью I», что должно заставить вас задуматься, что это за шаги, которые вы только что выполнили. Здесь вы должны указать идентификационный номер налогоплательщика вашей компании, который будет либо вашим индивидуальным номером социального страхования (SSN), если вы являетесь индивидуальным предпринимателем, либо вашим идентификационным номером работодателя (EIN), если вы занимаетесь другим видом бизнеса. Теперь у некоторых индивидуальных предпринимателей также есть EIN, но IRS предпочитает, чтобы индивидуальные предприниматели использовали свои SSN в форме W-9. Опять же, это упростит сопоставление любых 1099, которые вы получите, с вашей налоговой декларацией, которую вы подадите под своим SSN.

Что делать, если ваш бизнес новый и у него нет EIN? Вы все еще можете заполнить форму W-9. IRS говорит, что вам следует подать заявку на получение номера и написать «подано заявление» в поле для ИНН. Вам нужно получить этот номер как можно быстрее, потому что до тех пор, пока вы это не сделаете, с вас будет взиматься дополнительное удержание. Вы можете подать заявку на получение EIN на веб-сайте IRS. См. Инструкции ниже для Шага 8, Часть II, для получения дополнительной информации о дополнительном удержании.

Шаг 8: В Части II вы должны подтвердить правдивость всей вашей информации, прежде чем вы сможете подписать форму W-9. Умышленное раскрытие налоговой формы может означать, что вам придется заплатить штраф или отправиться в тюрьму; IRS не бездельничает. Перед тем, как подписать форму W-9, вы должны подтвердить, что эти утверждения верны, под страхом наказания за лжесвидетельство:

1. Номер, указанный в этой форме, является моим правильным идентификационным номером налогоплательщика (или я жду, пока мне выдадут номер).

Если вы думали об использовании «заимствованного», украденного или выдуманного налогового идентификационного номера, дважды подумайте, прежде чем солгать под присягой.

2. Я не подлежу дополнительному удержанию, потому что: (а) я освобожден от дополнительного удержания, или (б) я не был уведомлен Налоговой службой (IRS) о том, что я подлежу дополнительному удержанию в результате непредставление отчета обо всех процентах или дивидендах, или (c) IRS уведомило меня о том, что я больше не подпадаю под дополнительное удержание.

Большинство налогоплательщиков освобождены от дополнительного удержанию, но теперь этого не происходит, никому не нужно об этом знать.

3. Я гражданин США или другое лицо США.

Если вы инопланетянин-резидент, вам ничего не стоит. IRS также считает «лицом США» следующее: товарищество, корпорация, компания или ассоциация, созданные или организованные в Соединенных Штатах или в соответствии с законодательством Соединенных Штатов; домашнее поместье; и домашний траст. Если ваш бизнес является партнерством с иностранным партнером, применяются особые правила; читайте о них в инструкции к форме W-9. Если вы не являетесь гражданином США, вам может потребоваться заполнить форму W-8 или форму 8233.

4. Код (ы) FATCA, введенный в эту форму (если есть), означающий, что я освобожден от отчетности FATCA, является правильным.

Вам, вероятно, не придется беспокоиться об этом, поскольку он связан с Законом о налоговом соответствии с иностранными счетами (FATCA).

Особые соображения при заполнении формы W-9

В форме W-9 предлагается вычеркнуть пункт 2 выше, если вы были уведомлены IRS о том, что в настоящее время вы подлежите дополнительному удержанию, поскольку вы не отразили все проценты и дивиденды в своей налоговой декларации.

Вы можете вычеркнуть пункт 2, если заполняете форму W-9 в связи с сделкой с недвижимостью. Пункт 2 в данном случае не применяется, поэтому не имеет значения, подлежат ли вы дополнительному удержанию.

Теперь, если вы внимательно прочитаете мелкий шрифт в инструкциях W-9, это, похоже, указывает на то, что большинству людей вообще не требуется подписывать эту форму. Обычно от вас требуется подписать его только в том случае, если IRS уведомило вас о том, что вы ранее указали неверный ИНН. Однако, если не считать формальности, человек, который попросил вас заполнить форму W-9, вероятно, сочтет ее неполной или недействительной, если вы ее не подписали, и удачи вам в попытках убедить его в обратном.

Возврат формы W-9

Верните заполненную форму W-9 в компанию, которая попросила вас заполнить ее. В идеале вы доставите его лично, чтобы ограничить риск кражи личных данных, но этот метод часто непрактичен. Почта считается относительно безопасной. Если вы должны отправить форму по электронной почте, вам следует зашифровать как документ, так и свое электронное сообщение и трижды проверить правильность адреса электронной почты получателя перед отправкой сообщения. Чтобы помочь вам в этом, доступны бесплатные онлайн-сервисы, но прежде чем доверять им свои документы, проверьте их репутацию.

Суть

Предоставление точной информации в вашей форме W-9 поможет гарантировать, что получаемые вами платежи или другие транзакции, для которых требуется эта форма, должным образом сообщаются в IRS. Если вы не уверены в некоторых моментах, например в правильной классификации вашего бизнеса, проконсультируйтесь с бухгалтером или другим финансовым консультантом.