Непредвиденные расходы (НР): Определение, виды, примеры и налоги
Что такое случайные расходы?
Под случайными расходами понимаются незначительные затраты, которые возникают в дополнение к основным расходам при ведении бизнеса. Эти расходы обычно являются дополнительными к расходам на транспорт, питание и проживание и часто встречаются, когда сотрудники путешествуют в деловых целях.
Понимание случайных расходов
Случайные расходы могут быть отнесены как к деловым, так и к личным и, как правило, освещаются в руководстве для сотрудников компании. Эти расходы ограничены по количеству, качеству или сумме в долларах. Работодатели могут установить суточные нормы для возмещения расходов, понесенных сотрудниками во время деловых поездок.
Порядок возмещения расходов может предусматривать оплату сотрудниками случайных расходов различными способами, например из собственных средств, с помощью кредитной карты компании, из мелкой наличности или с авансового счета компании.
Суточные ставки на случайные расходы ежегодно устанавливаются Администрацией общих служб (GSA) для мест назначения в пределах континентальной части США. Ставки для мест назначения за рубежом (например, Аляска, Гавайи, Пуэрто-Рико, Гуам) устанавливаются Министерством обороны, а ставки для зарубежных мест назначения определяются Государственным департаментом.
Сотрудникам важно вести подробные записи о каждой покупке, чтобы отслеживать случайные расходы для целей бухгалтерского учета и налогообложения. Эти записи должны быть обобщены в отчете о расходах, сопровождаемом квитанциями в качестве доказательства оплаты.
Если сотрудники лично оплачивают случайные расходы, они должны быть компенсированы отдельным чеком, чтобы четко указать, что эти платежи являются компенсацией, а не налогооблагаемым доходом.
Налоги и вычеты на случайные расходы
Налоговый режим случайных расходов различается для сотрудников и компаний, в которых они работают.
Как компании вычитают случайные расходы
Компании, возмещающие своим сотрудникам командировочные расходы, могут вычесть все затраты, включая случайные расходы. Однако общая сумма возмещения не может превышать федеральную суточную норму, которая варьируется в зависимости от региона.
Как частные лица вычитают случайные расходы
Для большинства физических лиц вычет случайных расходов из налогов, включая некомпенсированные расходы сотрудников, невозможен из-за изменений в налоговом законодательстве с 2018 года. Для большинства налогоплательщиков были отменены различные вычеты по статьям, включая случайные расходы.
Форма 2106, которая ранее использовалась для отчетности по разным статьям вычетов, больше не применяется для большинства физических лиц. Однако некоторые профессионалы, например резервисты Вооруженных сил, некоторые артисты, а также отдельные должностные лица штатов и местных органов власти могут по-прежнему использовать форму 2106.
Физические лица и индивидуальные предприниматели по-прежнему могут вычитать другие расходы, такие как поездки, подарки и расходы на автомобиль, если они считаются «обычными и необходимыми» в их соответствующих отраслях. Как правило, вычету подлежит только 50 % расходов на питание, либо с использованием стандартного вычета, либо при детализации фактических расходов.
Случайные расходы, оплачиваемые или возмещаемые бизнесом, могут быть вычтены из налогооблагаемой базы, если они являются сопутствующими расходам, которые считаются обычными, необходимыми, привычными для местных жителей, ожидаемыми и разумными по сумме.
Заключение
Понимание случайных расходов крайне важно как для работников, так и для работодателей, поскольку они влияют на налоговые вычеты и политику возмещения расходов. Различая деловые и личные случайные расходы и соблюдая надлежащие процедуры ведения учета, люди и компании могут эффективно управлять этими дополнительными расходами, связанными с ведением бизнеса.
Вопросы и ответы
Что такое случайные расходы?
Под случайными расходами понимаются незначительные затраты, которые осуществляются в дополнение к основным расходам при ведении бизнеса. Обычно они связаны с транспортными расходами, расходами на питание и проживание.
Могут ли случайные расходы возмещаться работодателем?
Да, работодатели могут компенсировать сотрудникам случайные расходы. Однако политика возмещения может отличаться в зависимости от компании. Важно, чтобы сотрудники вели подробный учет и предоставляли отчеты о расходах с квитанциями для получения надлежащего возмещения.
Вычитаются ли случайные расходы из налогооблагаемой базы для физических лиц?
Для большинства физических лиц случайные расходы, как и другие вычеты по статьям, больше не подлежат налогообложению с 2018 года в связи с изменениями в налоговом законодательстве. Однако некоторые специалисты и особые обстоятельства могут по-прежнему предоставлять вычеты по форме 2106.
Могут ли компании вычитать случайные расходы?
Предприятия могут вычитать случайные расходы, включая расходы, возмещаемые сотрудникам, при условии, что общая суточная сумма не превышает федеральную суточную норму. Эти вычеты регулируются правилами и инструкциями IRS.
Какие записи должны вести сотрудники о случайных расходах?
Сотрудники должны вести подробные записи о каждой покупке, связанной со случайными расходами. К ним относятся квитанции, счета-фактуры и любые другие документы, в которых указаны дата, описание и сумма расходов. Эти записи необходимы для точного возмещения расходов и для целей налогообложения.
Как определяются ставки суточных?
Суточные ставки на случайные расходы в пределах континентальной части США ежегодно устанавливаются Администрацией общих служб (GSA). Ставки для зарубежных и не зарубежных направлений устанавливаются Министерством обороны и Государственным департаментом соответственно. Эти ставки варьируются в зависимости от места и предназначены для покрытия ежедневных расходов, понесенных во время деловой поездки.
Могут ли случайные расходы вычитаться из налогов для бизнеса?
Случайные расходы, оплачиваемые или возмещаемые предприятиями, могут быть вычтены из налогооблагаемой базы, если они являются сопутствующими расходам, которые считаются обычными, необходимыми, привычными для местных жителей, ожидаемыми и разумными по размеру. Предприятиям важно соблюдать правила IRS и вести надлежащую документацию, подтверждающую эти вычеты.