Непредвиденные расходы – IE

Что такое Непредвиденные расходы – IE?

Непредвиденные расходы, также известные как непредвиденные расходы, – это чаевые и другие незначительные сборы или расходы, понесенные в дополнение к основной услуге, предмету или мероприятию, оплачиваемым во время деловой активности.

Непредвиденные расходы, сопутствующие расходам на транспорт, питание и проживание, являются обычным явлением, когда сотрудник едет по делам.Сотрудник, который берет такси из аэропорта в отель, будет нести расходы на такси и отели и, если это принято в местных условиях, понесет дополнительные расходы на чаевые водителю такси и персоналу отеля.1  Побочные расходы на предметы или услуги, такие как стрижка волос или туалетные принадлежности, скорее всего, будут отнесены к категории личных, поскольку они в любом случае были бы необходимы и оплачивались бы дома.

Процедуры компании на случай непредвиденных ситуаций

Непредвиденные расходы, а также политика и процедуры, регулирующие их, часто изложены в справочнике для сотрудников компании. В нем будут определяться непредвиденные расходы, классифицируемые как деловые или личные, и ограниченные по количеству, качеству или сумме в долларах. Или может быть установлена ​​ставка суточных, и любые расходы сверх нее должен нести работник. В рамках процедур компании по возмещению расходов может потребоваться оплата непредвиденных расходов сотрудниками из собственного кармана, кредитной картой компании или наличными.

Эти процедуры должны облегчить отслеживание непредвиденных расходов для целей бухгалтерского учета и налогообложения.Сотрудники должны вести подробный учет каждой покупки.Сотрудники должны суммировать эти записи в отчете о расходах, подкрепленном фактическими квитанциями, подтверждающими оплату, и представлять их компании.1  Непредвиденные расходы, оплачиваемые из личных средств сотрудников, должны возмещаться отдельными чеками, чтобы было ясно, что эти платежи являются возмещением, а не доходом для сотрудников.

Питание и непредвиденные расходы

Непредвиденные расходы подлежат вычету с учетом предела 50% при оплате без возмещения в связи с командировкой по делам, для инвестиций или приносящей доход собственности, или для соответствующих образовательных, медицинских или благотворительных целей.2

Для расчета затрат на питание и непредвиденных расходов (M&IE) можно использовать пять методов:

  1. Метод фактических затрат
  2. Стандартный метод пособия на питание
  3. Суточные командировочные по методу подотчетных планов
  4. Высокий-низкий метод
  5. Единственный метод непредвиденных расходов.

Доступность метода полностью зависит от конкретных фактов и обстоятельств. Первый метод, фактическая стоимость, обеспечивает прямое возмещение обоснованных личных расходов на поездку. Остальные четыре метода включают суточные для покрытия указанных расходов.

Стандартная ставка надбавки на питание покрывает стоимость всех приемов пищи, обслуживание номеров, стирку, химчистку и глажку одежды, а также сборы и чаевые для лиц, предоставляющих услуги, таких как официанты и укладчики багажа.3  Суточные по федеральной ставке суточных и сверхнизкой ставке, установленной IRS, покрывают все расходы на питание, проживание и непредвиденные расходы.Ставка только на непредвиденные расходы в размере 5 долларов в день покрывает непредвиденные расходы и может использоваться только в том случае, если расходы на питание не были оплачены или понесены, а стандартная надбавка на питание не использовалась.4

Для вычета расходов на питание и непредвиденные расходы (M&IE) непредвиденные расходы – это сборы и чаевые, которые даются носильщикам, перевозчикам багажа, персоналу отеля и персоналу судов.Непредвиденные расходы не включают расходы на стирку, уборку и глажку одежды, налоги на проживание, расходы на телеграммы или телефонные звонки, транспорт между местами проживания или работы и местами приема пищи, или почтовые расходы по подаче путевых листов и оплата счетов по платежным картам, спонсируемым работодателем.4

Налоговый режим в отношении инцидентов

Налоговый режим непредвиденных расходов, уплаченных или возмещенных предприятиями, зависит от типа и налогоплательщика. Как правило, непредвиденные расходы могут вычитаться, если они являются дополнительными к коммерческим расходам, которые являются обычными и необходимыми для их соответствующей коммерческой деятельности, если они являются местными обычными и ожидаемыми, и если они разумны по размеру.

Деловые подарки

Непредвиденные расходы, сопутствующие стоимости подарков, обычны, когда компания дарит подарки своим клиентам.4  Компания, которая дарит такие подарки, понесет дополнительные расходы на оберточную бумагу, ленты, банты и доставку в дополнение к стоимости соответствующих подарков. 

Возможность вычета деловых подарков

Побочные расходы на деловые подарки, такие как упаковка, гравировка, упаковка, пересылка по почте, страхование или другие сопутствующие расходы, которые не добавляют существенной ценности подарку, не учитываются при расчете лимита вычета для деловых подарков.Это хорошо, поскольку отчисления на бизнес-подарки ограничиваются 25 долларами на получателя в течение каждого налогового года.Любые расходы, превышающие 25 долларов США на подарок получателю, не могут быть вычтены.4

Несчастный случай или кража

Непредвиденные расходы, сопутствующие стоимости поврежденного или украденного имущества, обычны, когда компания переживает несчастный случай или кражу. Если фабрика сгорит, компания, которой она принадлежит, должна будет заплатить за ремонт или замену фабрики, а также может понести побочные расходы, такие как лечение травм, расходы на перемещение и хранение или аренду временных производственных площадей.

Возможность вычета несчастного случая или кражи

Случайные расходы в результате несчастного случая или кражи, например, лечение травм, временное жилье, топливо, переезд или аренда временного жилого помещения, не подлежат вычету в качестве убытков от несчастных случаев.5

Национальная гвардия и заповедник

Члены Национальной гвардии и резерва могут потребовать сверхлимитного вычета из валового дохода до федеральной суточной ставки на питание, проживание и непредвиденные расходы на проезд на расстояние более 100 миль с ночевкой для посещения собраний гвардии или резерва.6

Формы налоговой декларации на случай непредвиденных обстоятельств

Сотрудники вычитают командировочные расходы, связанные с работой, в Приложении A формы 1040, 1040A или 1040EZ как расходы на работу и различные детализированные вычеты с учетом 2% лимита AGI. Члены Национальной гвардии и резерва сообщают о 100-мильных путевых расходах в строке 24 формы 1040 как сверхлимитный вычет из валового дохода.

Самостоятельно занятые лица вычитают командировочные расходы, связанные с работой, в качестве деловых расходов в Приложении C формы 1040, 1040A или 1040EZ. Компании, в зависимости от классификации организации, вычитают командировочные расходы как коммерческие расходы по Форме 1120, 1120S или Форме 1065.