счет-фактура

Что такое счет-фактура?

Счет-фактура – это коммерческий документ с отметкой времени, в котором перечисляются и регистрируются транзакции между покупателем и продавцом. Если товары или услуги были приобретены в кредит, в счете-фактуре обычно указываются условия сделки и приводятся сведения о доступных способах оплаты.

Типы счетов-фактур могут включать бумажную квитанцию , счет продажи,  дебетовую накладную , счет-фактуру продажи или электронную запись в Интернете.

Ключевые моменты

  • Счет-фактура – это документ, который поддерживает запись транзакции между покупателем и продавцом, например бумажный чек из магазина или онлайн-запись от электронного продавца.
  • Счета-фактуры являются важным элементом внутреннего контроля и аудита бухгалтерского учета.
  • Расходы, указанные в счете-фактуре, должны быть одобрены ответственным руководящим персоналом.
  • В счетах обычно указываются условия оплаты, удельные затраты, доставка, обработка и любые другие условия, указанные во время транзакции.

Основы счета-фактуры

В счете-фактуре должно быть указано, что это счет-фактура на лицевой стороне счета. Обычно он имеет уникальный идентификатор, называемый номером счета, который используется для внутренней и внешней ссылки. Счет-фактура обычно содержит контактную информацию продавца или поставщика услуг на случай ошибки, связанной с выставлением счетов.

Условия оплаты могут быть указаны в счете-фактуре, а также информация, касающаяся любых скидок, деталей досрочного платежа или финансовых сборов, начисленных за просрочку платежа. Он также представляет стоимость единицы товара, общее количество приобретенных единиц, фрахт, обработку, доставку и соответствующие налоговые сборы, а также общую сумму задолженности.

Компании могут просто отправить отчет на конец месяца в качестве счета-фактуры по всем невыполненным транзакциям. В этом случае в заявлении должно быть указано, что никакие последующие счета отправляться не будут. Исторически счета-фактуры регистрировались на бумаге, часто с созданием нескольких копий, так что покупатель и продавец имели запись транзакции для своих собственных записей. В настоящее время довольно распространены компьютерные счета-фактуры. Их можно распечатать на бумаге по запросу или отправить по электронной почте сторонам сделки. Электронные записи также позволяют упростить поиск и сортировку определенных транзакций или определенных дат.

Проформа является предварительным  купчая  отправлены покупателям в преддверии отгрузки или поставки товаров. В счете-фактуре обычно описываются приобретенные товары и другая важная информация, такая как вес доставки и транспортные расходы.  Счета- проформы часто используются при международных операциях, особенно в таможенных целях при импорте.

Краткая справка

Счет-проформа является обязательным соглашением, хотя условия продажи могут быть изменены.

Важность даты выставления счета

Дата выставления счета представляет собой время и дату с указанием времени, когда на товары был выставлен счет и операция была официально зарегистрирована. Таким образом, дата счета-фактуры содержит важную информацию об оплате, так как она определяет срок кредита и дату оплаты счета. Это особенно важно для организаций, предлагающих кредит, например, 30 нетто. Фактический срок оплаты счета обычно составляет 30 дней после даты выставления счета. Точно так же компании предлагают покупателям возможность возврата товаров, как правило, с крайним сроком, основанным на определенном количестве дней с момента подтверждения покупки, как указано в счете.

Электронное выставление счетов

С наступлением компьютерной эры людям и предприятиям стало проще полагаться на электронные счета как альтернативу бумажным документам. Электронное выставление счетов, или электронное выставление счетов, – это форма электронного выставления счетов для создания, хранения и отслеживания документов, связанных с транзакциями, между сторонами и обеспечения выполнения условий их соглашений.

Эти электронные документы могут включать в себя счета-фактуры и квитанции, заказы на поставку, дебетовые и кредитовые авизо, условия и инструкции по оплате, а также квитанции о переводе. Цифровые счета обычно отправляются по электронной почте, через веб-страницу или через приложение. К преимуществам можно отнести следующее: 

  • Постоянство и устойчивость к физическим повреждениям
  • Легкость поиска и сортировки по конкретным именам, терминам или датам
  • Повышенная контролируемость
  • Возможность распечатать или воспроизвести по запросу
  • Возможность сбора данных и бизнес-аналитики
  • Сокращение использования бумаги

Электронное выставление счетов включает несколько технологий и вариантов входа и используется как общий термин для описания любого метода, с помощью которого счет в электронном виде представляется покупателю для оплаты. Несколько стандартов электронного выставления счетов, таких как EDIFACT и UBL, были разработаны по всему миру для облегчения внедрения и повышения эффективности.

Счета и счета к оплате

Счета-фактуры отслеживают продажу продукта в целях управления запасами, бухгалтерского учета и налогообложения, что помогает отслеживать кредиторскую задолженность и аналогичные обязательства. Многие компании отправляют продукт и ожидают оплаты в более поздний срок, поэтому общая сумма к оплате становится кредиторской задолженностью покупателя и дебиторской задолженностью продавца.

Современные счета передаются в электронном виде, а не на бумажных носителях. Если счет-фактура утерян, покупатель может запросить копию у продавца. Использование счета-фактуры означает наличие кредита, поскольку продавец отправил товар или предоставил услугу, не получив аванс наличными.

Краткая справка

Счета-фактуры отличаются от заказов на покупку, которые создаются до того, как клиент закажет товар или услугу.

Счета и внутренний контроль

Счета-фактуры – важный элемент внутреннего контроля бухгалтерского учета . Расходы по счету должны быть одобрены ответственным руководящим персоналом. В качестве альтернативы счет-фактура сопоставляется с заказом на покупку, и после согласования информации производится оплата по утвержденным транзакциям. Аудиторская фирма обеспечивает внесение счетов-фактур в соответствующий отчетный период при тестировании на сокращение расходов.