Что такое вечная система инвентаризации?

Система вечных запасов — это метод отслеживания и управления запасами в режиме реального времени. Она основана на подходе к бухгалтерскому учету, известном как вечный инвентарь, который использует компьютеризированные системы точек продаж для непрерывной регистрации изменений в запасах. Эта система устраняет необходимость в проведении инвентаризаций и позволяет получить подробное представление об уровне запасов в любой момент времени. Она точно отражает количество товаров на складе и позволяет предприятиям принимать обоснованные решения по управлению запасами.

Как это работает

В вечной системе инвентаризации изменения запасов регистрируются в режиме реального времени с помощью компьютеризированных систем учета в точках продаж. При покупке товара он сразу же записывается в базу данных инвентаризации как дебет. Это позволяет получить актуальную информацию об имеющихся запасах. Система также отслеживает продажи, возвраты и другие операции, связанные с инвентаризацией, по мере их совершения, что позволяет составлять точные и оперативные отчеты об уровне запасов.

Вечные и периодические инвентаризации

Вечная система инвентаризации отличается от периодической системы инвентаризации, которая предполагает регулярные физические подсчеты запасов. В периодической системе инвентаризационные записи обновляются на основе этих физических подсчетов. В отличие от этого, вечная система постоянно отслеживает изменения в запасах и не зависит от периодических инвентаризаций. Хотя периодические инвентаризации все равно необходимы при использовании вечной системы, они проводятся реже и с меньшими затратами и масштабами.

Плюсы и минусы бессрочных систем инвентаризации

Вечные системы инвентаризации дают предприятиям ряд преимуществ:

Обновление информации в режиме реального времени:

Вечная система инвентаризации обеспечивает постоянное обновление данных о закупках и продажах. Это позволяет менеджерам и сотрудникам следить за уровнем запасов в режиме реального времени и принимать обоснованные решения.

Более обоснованное прогнозирование:

Вечная система позволяет компаниям отслеживать покупательские модели и сезонные колебания. Эта информация может быть использована для оптимизации планов складирования и минимизации избыточных или недостаточных запасов.

Управление несколькими местоположениями:

Для предприятий с несколькими филиалами подключенная система вечного учета облегчает управление запасами во всех филиалах. Она позволяет перемещать запасы между филиалами и эффективно контролировать уровень запасов.

Подготовка финансовой отчетности:

Система вечных запасов упрощает подготовку финансовых отчетов. Система напрямую регистрирует количество и стоимость имеющихся запасов, ускоряя процесс подготовки отчетности и сокращая количество ошибок при ручном расчете.

Сокращение времени простоя или закрытия магазинов:

Предприятия, полагающиеся исключительно на периодические физические инвентаризации, сталкиваются с проблемами, связанными с закрытием магазинов и простоями. Вечная система инвентаризации устраняет эти проблемы, предоставляя актуальные данные без необходимости частых физических инвентаризаций.
Несмотря на свои преимущества, системы вечного учета имеют и некоторые недостатки:

Потеря запасов:

Повреждения, порча и кражи могут привести к расхождениям между расчетными и физическими данными инвентаризации, что ведет к потерям запасов.

Неправильное отслеживание запасов:

Ошибки сканирования, неправильное размещение товаров, сбои в работе программного обеспечения или ошибки сотрудников могут повлиять на точность и эффективность отслеживания запасов в вечной системе.

Более высокие затраты на запуск:

Внедрение вечной системы инвентаризации требует первоначальных инвестиций в оборудование, программное обеспечение и обучение сотрудников. Эти затраты могут быть выше по сравнению с системой периодической инвентаризации.

Когда следует использовать вечную систему инвентаризации

Вечные системы инвентаризации особенно подходят для крупных компаний, которые осуществляют большие объемы продаж и имеют сложные товарные запасы. Такие системы обеспечивают контроль за уровнем запасов в режиме реального времени и позволяют лучше управлять запасами в нескольких местах. Небольшие компании с ограниченным количеством запасов также могут извлечь выгоду из вечной системы, если для них приоритетом является отслеживание запасов в реальном времени и точная отчетность.

Как использовать бессрочную систему инвентаризации

Внедрение вечной системы инвентаризации включает в себя несколько ключевых этапов:

Выбор подходящего программного обеспечения:

Выберите программное обеспечение для управления запасами, которое соответствует потребностям вашего бизнеса. Программное обеспечение должно интегрироваться с системами продаж, сканерами штрих-кодов и другими соответствующими инструментами, чтобы обеспечить точное отслеживание запасов в режиме реального времени.

Настройте систему:

Настройте программное обеспечение и базу данных так, чтобы они точно отражали ваши процессы инвентаризации и продаж. Установите процедуры регистрации покупок, продаж, возвратов и других операций, связанных с инвентаризацией.

Обучите сотрудников:

Проведите комплексное обучение сотрудников, которые будут использовать систему вечной инвентаризации. Они должны понять, как точно регистрировать операции, эффективно использовать программное обеспечение и устранять часто возникающие неполадки.

Поддерживайте точность данных:

Регулярно проверяйте и сверяйте данные инвентаризации для обеспечения точности. Проводите периодические инвентаризации для проверки точности системы и выявления любых расхождений или проблем.

Интеграция с другими функциями:

Используйте преимущества вечной системы инвентаризации, интегрируя ее с другими областями вашего бизнеса, такими как финансы и бухгалтерский учет. Такая интеграция помогает обеспечить соблюдение налогового законодательства и позволяет более точно обслуживать клиентов.

Примеры

Вот несколько примеров того, как система вечных запасов может использоваться в различных отраслях:

Розничная торговля:

Вечная система инвентаризации может быть полезна для розничного магазина с широким ассортиментом товаров. Она позволяет магазину отслеживать продажи и уровень запасов в режиме реального времени, обеспечивая постоянное наличие популярных товаров на складе и минимизируя риск возникновения дефицита.

Производство:

В обрабатывающей промышленности система вечных запасов может помочь оптимизировать производство и управление цепочкой поставок. Она обеспечивает видимость запасов сырья и готовой продукции, позволяя производителям более точно планировать производственные графики и избегать узких мест или избыточных запасов.

Склад и дистрибуция:

Складские и дистрибьюторские компании могут использовать систему вечных запасов для оптимизации своей деятельности. Она позволяет им отслеживать движение запасов, контролировать их уровень и эффективно управлять процессами выполнения заказов.

В чем разница между бессрочной и периодической системами инвентаризации?

Вечная система инвентаризации отличается от периодической системы инвентаризации несколькими особенностями. В вечной системе

Отслеживание в режиме реального времени:

Изменения в запасах регистрируются непрерывно, что позволяет отслеживать уровень запасов в режиме реального времени. В отличие от этого, периодическая система основана на физическом подсчете, проводимом через регулярные промежутки времени.

Учет на основе транзакций:

В вечной системе закупки и продажи регистрируются по мере их совершения, в то время как в периодической системе инвентарные записи обновляются на основе физических подсчетов.

Большая точность:

Вечная система обеспечивает более точную и актуальную информацию о запасах, сводя к минимуму расхождения между данными учета и инвентаризации.

Более высокая стоимость:

Внедрение и обслуживание вечной системы инвентаризации может потребовать больших первоначальных инвестиций в технологию и обучение сотрудников по сравнению с периодической системой.

Что означает COGS?

COGS расшифровывается как «себестоимость проданных товаров». Она представляет собой прямые затраты, связанные с производством или приобретением товаров, которые компания продает в течение определенного периода. COGS включает в себя стоимость сырья и материалов, прямые трудозатраты и любые другие расходы, непосредственно связанные с производством или приобретением товаров. COGS является важным показателем для предприятий, поскольку помогает определить валовую прибыль, получаемую от продаж.

В чем разница между FIFO и LIFO?

FIFO и LIFO — это два распространенных метода, используемых для расчета себестоимости проданных товаров и стоимости запасов.
FIFO, что расшифровывается как «First-In, First-Out», предполагает, что первые товары, добавленные в инвентарь, являются первыми проданными. Другими словами, себестоимость проданных товаров определяется на основе стоимости самых старых запасов на складе.
LIFO, что расшифровывается как «Last-In, First-Out», предполагает, что первыми продаются товары, которые были добавлены в инвентарь совсем недавно. При этом методе себестоимость проданных товаров определяется на основе себестоимости последних приобретенных запасов.
Выбор между FIFO и LIFO может иметь значительные последствия для финансовой отчетности компании, особенно в периоды колебания затрат. FIFO обычно приводит к увеличению прибыли и снижению налогов в периоды инфляции, поскольку в первую очередь продаются более старые запасы с низкой себестоимостью. LIFO, напротив, может привести к снижению прибыли и повышению налогов в периоды инфляции, так как для расчета себестоимости проданных товаров используется стоимость недавно приобретенных запасов с более высокой ценой.

Итог

Вечная система инвентаризации обеспечивает отслеживание и управление запасами в режиме реального времени, предоставляя предприятиям точную и актуальную информацию об уровне запасов. Это особенно полезно для крупных компаний со сложными запасами и несколькими филиалами. Внедрение вечной системы инвентаризации позволяет компаниям оптимизировать управление запасами, принимать более обоснованные решения и повышать общую операционную эффективность. Однако важно учитывать затраты и проблемы, связанные с внедрением и обслуживанием такой системы.

Вопросы и ответы

В чем разница между системой вечной инвентаризации и системой периодической инвентаризации?

Вечная система инвентаризации постоянно отслеживает изменения запасов в режиме реального времени с помощью компьютеризированных систем, в то время как периодическая система инвентаризации опирается на физические подсчеты, проводимые через регулярные промежутки времени. Вечные системы обеспечивают актуальную информацию об уровне запасов, в то время как периодические системы обновляют записи о запасах на основе результатов инвентаризации.

Каковы преимущества использования вечной системы инвентаризации?

Вечные системы инвентаризации имеют ряд преимуществ, включая обновление данных о запасах в режиме реального времени, более обоснованное прогнозирование, эффективное управление несколькими местоположениями, упрощение финансовой отчетности, сокращение времени простоя или закрытия магазинов.

Каковы потенциальные недостатки внедрения вечной системы инвентаризации?

Несмотря на то что системы вечных запасов имеют множество преимуществ, они могут иметь и недостатки. К ним относятся возможные потери запасов из-за повреждения, порчи или кражи, неправильное отслеживание запасов в результате ошибок или неисправностей, а также более высокие затраты на запуск по сравнению с периодическими системами.

Когда предприятию следует рассмотреть возможность использования вечной системы инвентаризации?

Бессрочные системы инвентаризации особенно подходят для крупных компаний с большими объемами продаж и сложными запасами. Однако даже небольшие компании могут извлечь выгоду из вечных систем, если для них приоритетом является отслеживание запасов в реальном времени и точная отчетность.

Какие этапы включает в себя внедрение бессрочной системы инвентаризации?

Внедрение вечной системы инвентаризации включает в себя выбор подходящего программного обеспечения, настройку системы для точного отражения процессов инвентаризации и продаж, обучение сотрудников, поддержание точности данных путем регулярных проверок и сверки, а также интеграцию системы с другими областями бизнеса, такими как финансы и бухгалтерский учет.

В каких отраслях может быть выгодно использовать вечную систему инвентаризации?

Вечная система инвентаризации может быть полезна в самых разных отраслях. В качестве примера можно привести розничные магазины, которым необходимо отслеживать продажи и уровень запасов в режиме реального времени, производственные компании, которым требуется оптимизация производства и управления цепочкой поставок, а также складские и дистрибьюторские предприятия, которым необходимо оптимизировать процессы перемещения запасов и выполнения заказов.

Что такое COGS и почему он важен для управления запасами?

COGS расшифровывается как «Cost of Goods Sold» и представляет собой прямые затраты, связанные с производством или приобретением товаров, которые продает компания. Этот показатель важен для управления запасами, поскольку он помогает определить валовую прибыль от продаж, что позволяет предприятиям оценивать рентабельность и принимать обоснованные решения относительно ценообразования и контроля запасов.