Назначение формы W-9
Компании используют форму IRS W-9, Запрос на идентификационный номер налогоплательщика и подтверждение, чтобы получить информацию от поставщиков, которых они нанимают в качестве независимых подрядчиков (также называемых фрилансерами). Когда бизнес платит подрядчику 600 долларов или более в течение налогового года, он должен сообщить об этих платежах в налоговую службу (IRS), используя информационную декларацию, которая называется формой 1099-MISC. Компании используют имя, адрес и номер социального страхования или идентификационный номер налогоплательщика, которые подрядчики предоставляют в форме W-9 для заполнения этой информационной декларации.Ни отправитель, ни получатель не должны отправлять копию в IRS.
Компании, нанимающие независимых подрядчиков, не удерживают подоходный налог и не платят налоги на Medicare или социальное обеспечение для своих независимых подрядчиков, как они это делают для своих сотрудников.Вместо этого подрядчики несут ответственность за эти обязательства.Тем не менее, IRS все еще хочет знать, сколько получили эти подрядчики, чтобы убедиться, что они платят налоги, которые они должны, ииспользует форму 1099-MISC для сбора этой информации. Компании не отправляют форму W-9 в IRS.
Информация, необходимая для формы W-9
Форма W-9 запрашивает имя независимого подрядчика, название компании (если ониотличаются), бизнес -объект (индивидуальный предприниматель, партнерство, корпорация C, S корпорация, / недвижимость, компания трест сограниченной ответственностью, или «другая») и налог на бизнес идентификационный номер (или номер социального страхования для индивидуальных предпринимателей, которые не используют отдельный идентификационный номер налогоплательщика).
Форма W-9 также просит человека, заполняющего ее, подтвердить, что они не подлежат дополнительному удержанию.Большинство налогоплательщиков таковыми не являются, но если это так, компания, нанимающая независимого подрядчика, должна будет удержать подоходный налог из заработной платы этого подрядчика по фиксированной ставке 24% (для налоговых лет 2018–2025) и отправить его в IRS.
Поскольку в форме W-9 требуется указать налоговый идентификатор или номер социального страхования, как лицо, заполняющее ее, так и компания, получающая заполненную форму, должны тщательно охранять ее во время передачи и после получения, чтобы защитить от кражи личных данных.
Когда не следует заполнять W-9
Независимый подрядчик, получивший неожиданную форму W-9, должен подумать, прежде чем заполнять ее, и выяснить, есть ли у запрашивающего законная причина запросить эту форму.Финансовые учреждения иногда используют форму W-9 для запроса информации у клиента, когда им необходимо сообщить о дивидендах или процентах. Будьте осторожны: финансовое учреждение, вероятно, уже должно иметь ваш идентификационный номер налогоплательщика при открытии счета.
Другая ситуация, в которой вам следует колебаться перед заполнением формы W-9, заключается в том, что компания, которая просит вас сделать это, является вашим работодателем, и вы должны классифицироваться как наемный работник, а не как независимый подрядчик. Разница существенная.
Сотрудник или независимый подрядчик?
Если вы являетесь сотрудником, ваш работодатель будет удерживать подоходный налог, удерживать и уплачивать налоги на социальное обеспечение и медицинскую помощь, а также платить налог по безработице с вашей заработной платы.Если вы независимый подрядчик, этого не произойдет.Это означает, что вы будете нести ответственность за долю работодателя в налогах на социальное обеспечение и медицинскую помощь, и что вы не будете иметь права на получение компенсации по безработице, если вас уволят.
Недобросовестный или испытывающий финансовые затруднения работодатель может попытаться классифицировать сотрудника как независимого подрядчика, чтобы сэкономить деньги.Если вы классифицируетесь как независимый подрядчик, налоговые «сбережения» вашего работодателя будут выплачиваться из вашего кармана в виде налога на самозанятость.Вы также будете нести ответственность за расчет и уплату предполагаемых налогов четыре раза в год изаполнение Таблицы C при подаче годовой налоговой декларации.
Не всегда ясно, является ли работник наемным работником или независимым подрядчиком, но в целом, чем больше у бизнеса контроля над тем, что и как делают работники, тем более вероятно, что они являются наемными работниками.Если ваше паучье чутье начинает покалывать, когда кто-то, кто вас нанял, называет вас независимым подрядчиком, это хороший знак, и вам следует продолжить расследование ситуации.Начните с обзора обсуждения IRS разницы между ними.Если вы являетесь сотрудником,вам следует заполнять форму W-4, а не форму W-9.
Вот пример, когда работодатель может законно изменить ваш статус с работника на независимого подрядчика. Вы программист и должны приходить в офис с 9 утра до 6 вечера с понедельника по пятницу. Компания предоставляет вам стол и компьютер.
Начиная со следующего месяца вам необходимо будет предоставить свой компьютер. Вы сможете работать из дома или в любом другом удаленном месте, которое хотите, и вы можете выполнять работу в любое удобное для вас время, если ваши задания выполняются по графику и вы вовремя отвечаете на телефонные звонки и электронные письма, связанные с работой.
W-9: часто задаваемые вопросы
Как мне узнать, подлежит ли я дополнительному удержанию?
Направило ли вам IRS письмо о том, что вы подпадаете под обязательное дополнительное удержание?Это могло произойти, если бы вы не указали все свои проценты и дивиденды в предыдущей налоговой декларации.Если вы не получили это письмо и предоставили свой идентификационный номер налогоплательщика лицу, запрашивающему форму W-9, то вы не подпадаете под действие дополнительного удержания.Если вы подлежите дополнительному удержанию, вычеркните второй пункт во второй части формы W-9 перед его отправкой.
Какой самый безопасный способ отправить форму W-9?
Если вы можете передать документ лично, это идеально. В противном случае можно использовать бесплатную онлайн-службу, чтобы зашифровать заполненную форму W-9 и отправить ее по электронной почте запрашивающей стороне. Вы также можете использовать зашифрованную службу обмена файлами.
Другой вариант — отправить его через такую службу, как FedEx, UPS или почтовую службу, хотя нет гарантии, что ваша форма не будет потеряна, украдена или подделана при транспортировке.
Также нет гарантии, что получатель будет надежно хранить форму, даже если вы отправите ее безопасно, поэтому вы можете спросить об этом заранее.
Является ли мой бизнес субъектом, освобожденным от уплаты налогов?
Если вы индивидуальный предприниматель, скорее всего, это не так.Если это корпорация, это может быть, если она имеет право на освобождение от налогов IRS.
У меня есть идентификационный номер работодателя (EIN) и номер социального страхования.Какой номер я должен ввести в форму?
Если вы являетесь индивидуальным предпринимателем, вы можете указать любого из них.Если ваш бизнес является ООО, классифицируемым как корпорация или партнерство, используйте EIN организации.Если ваш бизнес — это ООО с одним участником, которое не являетсяюридическим лицом, введите свой SSN или EIN (а не EIN организации).
Могу ли я отказаться от заполнения формы W-9?
Конечно.Если вы откажетесь в ответ на законный запрос, ваш клиент удержит налоги из вашей заработной платы по ставке 24%. Бухгалтерия также может посчитать вас проблемой и посоветовать вашему контактному лицу отказаться от дальнейшего сотрудничества с вами. У компаний есть серьезные обязательства перед IRS по получению заполненной формы W-9 от любого, кому они платят 600 долларов или более в течение года. Несоблюдение может повлечь за собой штраф.
Если вы думаете, что человек, запрашивающий форму, не имеет права ее запрашивать, отказ, вероятно, будет хорошей идеей. Если вы обеспокоены, спросите у налогового специалиста, что вам следует делать.
Кто, кроме клиента, может попросить меня заполнить форму W-9?
Об этом могут спросить банк, брокерская фирма, кредитное учреждение, которое аннулировало ваш долг, или эмитент выигранного вами приза. Если вы гость на «Эллен» во время ее промо-акции «12 дней подарков», и продюсеры ток-шоу просят вас заполнить W-9 перед отъездом, можно с уверенностью предположить, что запрос законный. Если вы получите электронное письмо, в котором говорится, что вы выиграли приз в конкурсе, о котором вы не помните, участие, возможно, вы не захотите давать этому человеку W-9.
Остерегайтесь фишинговых атак W-9.Если вы получили запрос по электронной почте для формы W-9 и не уверены, что он законный, свяжитесь с предполагаемым отправителем по телефону (и не используйте номер телефона в подозрительном электронном письме), чтобы узнать, действителен ли запрос.Злоумышленники изощренны и могут создать впечатление, будто сообщение пришло от вашего банка или даже от вашего клиента.И если вы получили письмо от IRS, это определенно попытка фишинга, и вам следует переслать письмо по адресу [email protected]. IRS не устанавливает контакт с налогоплательщиками по электронной почте.
Суть
Формы W-9 предназначены для независимых подрядчиков, также называемых фрилансерами. Важно правильно заполнить форму, но только в том случае, если вы уверены, что это правильная форма для отправки и запрос является законным.