Как заполнить форму I-9 (шаг за шагом)
Что такое форма I-9?
Когда вы нанимаете нового сотрудника, вы должны убедиться, что он имеет законное право работать в Соединенных Штатах. После того, как вы сделали предложение о работе (но не раньше), новый сотрудник должен продемонстрировать право на работу в США, заполнив форму I-9, подтверждение права на трудоустройство.
Как работодатель вы обязаны следить за тем, чтобы эта форма Службы гражданства и иммиграции США была заполнена вами и вашим сотрудником.Сохраните форму вместе с другими вашими трудовыми книжками — не подавайте ее в правительство.
Заполнение формы I-9
Форма I-9 предназначена для получения информации от новых сотрудников, подтверждающих их право на легальную работу в США. Ни один работник не освобожден от необходимости заполнять форму.
Форма I-9 состоит из трех частей:
1. Часть I. Для сотрудника, установление личности
Эта часть формы заполняется сотрудником. Он включает такую информацию, как полное имя сотрудника, адрес, дату рождения, номер социального страхования (если применимо), адрес электронной почты и номер телефона (адрес электронной почты и номер телефона необязательны).
Эта часть также используется для подтверждения — под страхом наказания за лжесвидетельство — того, что данное лицо имеет законное право работать в Соединенных Штатах в связи с тем, что оно:
- Житель
- Негражданин США
- Законный постоянный житель
- Иностранец, имеющий разрешение на работу в США. Сотрудник должен указать дату истечения срока действия этого разрешения, если применимо.
Сотрудник, который является иностранцем и имеет право на работу, должен ввестирегистрационный номер иностранца («A-номер», который представляет собой уникальный 7, 8- или 9-значный номер, присвоенный иностранцу) или номер допуска поформе I-94..
Сотрудник должен подписать форму и поставить дату.Ложные заявления могут привести к штрафу и / или тюремному заключению.
Некоторым сотрудникам может потребоваться помощь для заполнения своей части формы.Если сотрудник является несовершеннолетним или инвалидом (или нуждается в переводе), лицо, помогающее заполнить форму (т. Е. Составитель и / или переводчик), также должно указать свое имя и адрес, а также подпись на форме (также под страхом наказания за лжесвидетельство).
2. Часть II: Для работодателя, проверка документов сотрудника
Эта часть формы заполняется работодателем.В нем описываются документы, которые работодатель рассмотрел для подтверждения права на трудоустройство.Работодатель должен предпринять это действие в течение трех дней с первого дня приема на работу.Работодатель может — но не обязан — создавать копию представленных документов.
Есть три списка документов, которые можно использовать.Тип используемых документов определяет, какую часть Части II должен заполнить работодатель.
Список A: документы в этом списке устанавливают как личность сотрудника, так и разрешение на работу. Сотрудник должен предоставить только одну из следующих форм, чтобы удовлетворить требования к документу:
- Паспорт США (или код паспорта США)
- Карта постоянного жителя (« зеленая карта ») или карта регистрации иностранца (технически зеленая карта — это форма I-551).
- Загранпаспорт с временной печатью I-551
- Документ о разрешении на работу с фотографией (форма I-766)
- Для иностранца, не являющегося иммигрантом, которому разрешено работать: заграничный паспорт и форма I-94 (или 94A), а также подтверждение статуса неиммигранта иностранца, пока он не истек.
- Паспорт из Федеративных Штатов Микронезии, Республика Маршалловы Острова
Список B: документы в этом списке показывают личность сотрудника.Если у сотрудника нет документа изсписка A,должен быть созданодин документ изсписка Bплюс один документ из списка C (ниже).
- Водительское удостоверение или удостоверение личности, выданное государством (при условии, что оно содержит удостоверение личности с фотографией и другую личную информацию)
- Школьный билет с фотографией
- Регистрационная карточка избирателя
- Военная карта США или досье на призыв
- Удостоверение военного иждивенца
- Карта торгового флота береговой охраны США
- Индейский племенной документ
- Водительское удостоверение, выданное государственным органом Канады
Для несовершеннолетних (до 18 лет), которые не могут предъявить один из документов из Списка B, альтернативные документы, которые могут подтвердить личность сотрудника, включают школьную успеваемость или табель успеваемости;клиент, врач или больничная карта;или запись в дневном или детском саду.
Список C: Этот документ устанавливает разрешение сотрудника на работу в США.Опять же, если работник не может предъявить документ из списка А, они должны производить один из списка Ви один изсписка C.
- Карточка с номером счета социального страхования (если на карточке не указано: недействительна для работы, действительна только для работы с разрешением INS или действительна для работы только с разрешения DHS)
- Справка о рождении за границей, выданная Государственным департаментом (форма FS-545)
- Свидетельство о рождении, выданное Государственным департаментом (форма DS-1350)
- Оригинал или заверенная копия свидетельства о рождении, выданного властями штата, округа, муниципалитета или территории США и имеющего официальную печать.
- Индейский племенной документ
- Удостоверение гражданина США (форма I-197)
- Идентификационная карта для использования гражданином-резидентом США (форма I-179)
- Документ о разрешении на работу, выданный Министерством внутренней безопасности
Как и в случае с работником, работодатели должны под страхом наказания за лжесвидетельство подтвердить, что они ознакомились с необходимыми документами, считают их подлинными и верят, насколько им известно, что работник имеет право работать в США. В разделе сертификации работодатель должен указать первый день работы сотрудника, а также другую информацию о работодателе (название компании, должность лица, подписавшего форму, и адрес компании).
3. Часть III: Работодателю при повторном приеме на работу
Эта часть формы также заполняется только работодателем, но используется только в случае повторной проверки при повторном приеме на работу сотрудника.Если сотрудник повторно принят на работу в течение трех лет с даты первоначальной формы I-9, работодатель может выбрать заполнение этого раздела или новую форму I-9.
Если необходимо заполнить эту часть, то работодатель просто указывает имя сотрудника (или новое имя, если у сотрудника было изменение имени) и дату повторного найма.Если предыдущее разрешение на работу истекло, но теперь оно было продлено, введите информацию о документе, подтверждающем такое разрешение (название документа, номер и дату истечения срока действия нового разрешения на работу).
Как и в случае с другими частями, сотрудник должен подписать под страхом наказания за лжесвидетельство, что он / она считает представленный документ подлинным и что сотрудник имеет право работать в Соединенных Штатах.
Суть
Работодатели должны сохранять I-9 в течение более чем трех лет с даты найма или одного года после даты окончания работы. Время от времени федеральное правительство может проверять вашу трудовую книжку. Если вы не предоставите I-9, вы можете быть привлечены к гражданской и / или уголовной ответственности. Дополнительную информацию о I-9 можно найти в «Справочнике для работодателей: инструкции по заполнению формы I-9». Если у вас возникнут дополнительные вопросы по I-9, вы также можете проконсультироваться с адвокатом по трудовым вопросам.