Виртуальный офис
Что такое виртуальный офис?
Виртуальный офис предоставляет предприятиям физический адрес и услуги, связанные с офисом, без накладных расходов на длительную аренду и административный персонал. В виртуальном офисе сотрудники могут работать откуда угодно, но при этом иметь такие вещи, как почтовый адрес, услуги автоответчика, конференц-залы и видеоконференцсвязь.
Как работают виртуальные офисы
Виртуальные офисы работают как единое целое для обслуживания клиентов, но не существуют в фиксированном месте. Этот тип настройки особенно популярен среди стартапов и малых предприятий, которые хотят минимизировать накладные расходы. Создание офисного программного обеспечения и услуг на основе веб-интерфейса, таких как видеоконференцсвязь, помогло стимулировать рост виртуальных офисов.
Ключевые выводы
- Виртуальный офис — это компания, которая работает как единое целое и имеет физический почтовый адрес, но не существует в одном конкретном месте.
- Развитие таких инструментов, как услуги видеоконференцсвязи и обмена сообщениями, привело к более широкому использованию виртуального офиса.
- Затраты на эксплуатацию виртуального офиса намного ниже, чем у традиционного офиса, и поэтому этот тип настройки популярен среди малых предприятий и стартапов.
- Виртуальный офис расширяет возможности работы для сотрудников и возможности найма для предприятий.
- Хотя виртуальный офис обычно является менее дорогим вариантом для бизнеса, некоторые услуги, такие как автоответчик и видеоконференцсвязь, могут иметь ограниченную доступность.
Виртуальный офис также может повысить производительность, поскольку его услуги освобождают сотрудников от административных задач и поездок на работу. Каждый сотрудник может работать из наиболее удобного места, и бизнес не ограничивается наймом сотрудников, которые живут на местном уровне.
По мере того, как все больше людей находят способы работать удаленно, преимущества виртуального офиса становятся заметны сразу. Однако не все так просто, как кажется. Некоторым может показаться, что планирование виртуального офиса ничем не отличается от трудоемких конфликтов планирования, присущих физическому офису.
Преимущества и недостатки виртуального офиса
Виртуальный офис привлекает пользователей двояко. Во-первых, ежемесячная стоимость виртуального офиса намного меньше, чем у традиционного офиса. В конце концов, он не требует затрат на техническое обслуживание и содержание, а также не нуждается в укомплектовании персоналом. Виртуальный офис также может быть защищен с помощью помесячной аренды, что обеспечивает большую гибкость в случае изменения бизнеса пользователя (не нужно ждать истечения срока аренды или нести расходы за разорванную аренду).
Стоимость использования виртуального офиса может составлять всего 50 долларов США за членский взнос и 250 долларов США в месяц или более при помесячной аренде базовых услуг. Чем больше добавлено услуг, тем дороже это будет.
Во-вторых, виртуальный офис может предоставить почтовый адрес, автоответчик и услуги видеоконференцсвязи. Поэтому малый бизнес может казаться больше, чем он есть на самом деле. Он также может предоставить пользователям физический адрес (или несколько адресов) для встречи с клиентами. Иногда адрес может придать ауру престижа пользователю виртуального офиса, например, если это хорошо известное место или улица. Профессиональная служба автоответчика может дать такой же эффект.
Использование некоторых услуг, которые предлагает виртуальный офис, требует предварительного планирования. Например, многие пакеты включают ограниченное использование конференц-залов или ограниченные услуги телеконференцсвязи и видеоконференцсвязи. Виртуальные офисы также могут иметь ограниченный доступ по ночам и в выходные дни. Пользователи могут счесть отсутствие гибкости ограничивающим и неудобным. Также существует вероятность отвлекающих факторов, связанных с работой из дома, и поэтому некоторые сотрудники могут быть не такими продуктивными при работе в среде виртуального офиса.