Форма W-9

Что такое Форма W-9?

Форма W-9 – это налоговая форма Службы внутренних доходов (IRS), которая используется для подтверждения имени, адреса и идентификационного номера налогоплательщика (ИНН) человека при приеме на работу или других целях получения дохода. Подтверждение может быть запрошено как для лица, определенного как гражданин США, так и для лица, определенного как иностранец-резидент .

Форма W-9 также известна как запрос на идентификационный номер налогоплательщика и форму подтверждения.

Ключевые моменты

  • W-9 – это официальная форма, предоставляемая IRS для работодателей или других организаций для подтверждения имени, адреса и налогового идентификационного номера лица, получающего доход.
  • Информация, взятая из формы W-9, часто используется для создания налоговой формы 1099, которая требуется для целей подачи налоговой декларации.
  • Информация, собранная организацией в форме W-9, не может быть раскрыта для каких-либо других целей в соответствии со строгими правилами конфиденциальности.

Кто может подать форму W-9?

Форма W-9 представляет собой официальный письменный запрос только на информацию и используется исключительно с целью подтверждения идентификационного номера налогоплательщика (ИНН).Работодатель или другое юридическое лицо, которое должно подавать информационный документ в IRS, например форму 1099, должны получить ваш правильный ИНН, чтобы сообщить о любых доходах или убытках, которые могут повлиять на вашу федеральную налоговую декларацию или ваш налогооблагаемый доход .Для большинства людей ИНН будет их номером социального страхования (SSN) .1

Форма W-9 отличается от формы W-4, которая чаще предоставляется работниками прямым работодателям, тем, что форма W-9 по своей сути не обеспечивает удержание каких-либо причитающихся налогов. Все обязательные налоги, основанные на доходах, связанных с предоставленным W-9, являются обязанностью держателя ИНН, указанного в документе, если только налогоплательщик не подлежит дополнительному удержанию . Если требуется дополнительное удержание, это необходимо указать в W-9, чтобы должным образом проинформировать лицо, получающее информацию, о необходимости удержания.

Для чего используется форма W-9?

Информация, полученная в форме W-9, чаще всего дивиденды, выплачиваемые против инвестиций;и различные другие финансовые операции.2

Краткая справка

IRS требует от лиц, не относящихся к гражданам США или иностранцам-резидентам США, использовать соответствующую форму W-8 вместо формы W-9.

Форму 1099 необходимо выдавать только после достижения минимального порога дохода, который для большинства разных доходов установлен на уровне 600 долларов США по состоянию на 2020 год. Суммы ниже этого порогового значения должны указываться держателем ИНН как доход, но для этого не требуется форма 1099. .2

Несмотря на то, что по закону сотрудники обязаны предоставлять определенную личную информацию своим работодателям, конфиденциальность сотрудников защищена законом. Работодатель, раскрывающий личную информацию сотрудника любым несанкционированным способом, может быть привлечен к гражданской или уголовной ответственности.

Как прочитать и заполнить форму W-9

Форма W-9 – одна из самых простых для заполнения форм IRS, но если налоговые формы заставляют вас нервничать, не беспокойтесь. Мы подскажем, как правильно его завершить.

Все страницы формы W-9 доступны на веб-сайте IRS.3

Шаг 1

Введите свое имя, как указано в  налоговой декларации . Легко, правда?

Шаг 2

Введите название своей компании или название «неучтенного лица», если оно отличается от имени, которое вы ввели на шаге 1. Например, вы можете быть индивидуальным предпринимателем , но в маркетинговых целях вы не используете свое личное имя в качестве названия своей компании;вместо этого вы «ведете бизнес под другим именем».Вы должны ввести это имя здесь.Что касается игнорируемой части сущности, то, если вы не знаете, что это такое, вы, вероятно, не один из них.Распространенным неучтенным типом юридических лиц является компания с ограниченной ответственностью с одним участником .4  Индивидуальные предприятия и  S-корпорации  никогда не классифицируются как неучтенные организации.

Шаг 3

Какое юридическое лицо вы относитесь к федеральной налоговой классификации: индивидуальное предпринимательство, товарищество,  корпорация C, корпорация S, траст / имущество, компания с ограниченной ответственностью или “другое”? Установите соответствующий флажок. Если вы не уверены, вы, вероятно, являетесь индивидуальным предпринимателем, потому что вам пришлось бы подать много документов, чтобы стать одним из других лиц.

Шаг 4 

Исключения. Скорее всего, вы оставите эти поля пустыми. Вот пара исключений: 

  1. Получатели, освобожденные от дополнительного  удержания , например корпорации (в большинстве случаев), могут нуждаться в вводе кода в поле «Код освобожденного получателя». В инструкциях формы W-9 перечислены освобожденные от налогообложения получатели платежа, их коды и типы платежей, для которых эти коды должны использоваться. Корпорации, заполняющие форму W-9 для получения процентов или дивидендов, например, должны ввести код “5”.
  2. Плательщикам, которые освобождены от отчетности в соответствии с Законом о налоговом соответствии с иностранными счетами (FATCA), возможно, потребуется ввести код в поле «Код отчетности для освобождения от FATCA». Ни одно из этих положений не применимо к типичному независимому подрядчику или фрилансеру.

Шаг 5 

Укажите свой почтовый адрес, город, штат и почтовый индекс. Что делать, если ваш домашний адрес отличается от вашего служебного? Какой адрес вы должны указать в форме W-9? Используйте адрес, который вы будете использовать в своей налоговой декларации. Например, если вы являетесь индивидуальным предпринимателем, который арендует офисное помещение, но вы подаете налоговую декларацию, используя домашний адрес, введите свой домашний адрес в форму W-9, чтобы у IRS не было проблем с сопоставлением ваших 1099s с вашей  формой 1040. .

Шаг 6 

На этом необязательном шаге вы можете указать имя и адрес запрашивающей стороны. Вы можете заполнить это поле, чтобы записывать, кому вы предоставили свой налоговый идентификационный номер.

Шаг 7 

IRS называет этот раздел «Частью I», что должно заставить вас задуматься, что это за все шаги, которые вы только что выполнили. Здесь вы должны указать идентификационный номер налогоплательщика вашей компании, который будет либо вашим индивидуальным номером социального страхования, если вы являетесь индивидуальным предпринимателем, либо вашим  идентификационным номером работодателя (EIN),  если вы занимаетесь другим видом бизнеса. Теперь у некоторых индивидуальных предпринимателей также есть EIN, но IRS предпочитает, чтобы индивидуальные предприниматели использовали свои SSN в форме W-9. Опять же, это упростит сопоставление любых полученных вами номеров 1099 с вашей налоговой декларацией, которую вы подадите под своим SSN.

Что делать, если ваш бизнес новый и у него нет EIN? Вы все еще можете заполнить форму W-9. IRS говорит, что вам следует подать заявку на получение номера и написать «подана заявка» в поле для ИНН. Вам нужно получить этот номер как можно быстрее, потому что до тех пор, пока вы это не сделаете, с вас будет взиматься дополнительное удержание. Вы можете подать заявку на получение EIN на веб-сайте IRS. См. Инструкции ниже для Шага 8, Часть II, для получения дополнительной информации о дополнительном удержании .

Шаг 8 

В части II вы должны подтвердить правдивость всей вашей информации, прежде чем вы сможете подписать форму W-9. Умышленное раскрытие налоговой формы может означать, что вам придется заплатить штраф или попасть в тюрьму; IRS не бездельничает. Перед тем, как подписать форму W-9, вы должны подтвердить, что эти утверждения являются правдой, под страхом наказания за лжесвидетельство:

1. Номер, указанный в этой форме, является моим правильным идентификационным номером налогоплательщика (или я жду, пока мне выдадут номер).

  • Если вы думали об использовании «заимствованного», украденного или выдуманного налогового идентификационного номера, дважды подумайте, прежде чем солгать под присягой.

2. Я не подлежу дополнительному удержанию, потому что: (а) я освобожден от дополнительного удержания, или (б) я не был уведомлен налоговой службой (IRS) о том, что я подлежу дополнительному удержанию в результате непредставление всех процентов или дивидендов, или (c) IRS уведомило меня о том, что я больше не подлежу дополнительному удержанию.

  • Большинство налогоплательщиков освобождены от дополнительного удержания.Если вы понятия не имеете, о чем здесь говорит IRS, вы, вероятно, освобождены от этого.Если вы не освобождены от уплаты налогов, IRS уведомит вас, и компания, которая платит вам, должна знать, потому что она обязана удерживать  подоходный налог  с вашей заработной платы по фиксированной ставке 24% (по состоянию на 2020 год) и отправлять его в IRS.5  Между прочим, теперь вы знаете еще одну вескую причину не обманывать вашу налоговую декларацию: вам, возможно, придется рассказать об этом будущему клиенту, и это может заставить компанию подумать о вас дважды. Пункт (c) в основном говорит о том, что если вы когда-то подвергались дополнительному удержанию, но больше этого не делаете, никому не нужно знать.

3. Я гражданин США или другое лицо США.

  • Если вы инопланетянин-резидент , вам ничего не стоит  . IRS также считает «лицом США» следующее: партнерство, корпорация, компания или ассоциация, созданные или организованные в Соединенных Штатах или в соответствии с законодательством Соединенных Штатов; домашнее имение; и домашний траст. Если ваш бизнес является партнерством с иностранным партнером, применяются особые правила; читайте о них в инструкции к форме W-9. Если вы не являетесь гражданином США, вам, возможно, придется заполнить форму W-8 или форму 8233.

4. Код (ы) FATCA, введенный в эту форму (если есть), означающий, что я освобожден от отчетности FATCA, является правильным.

Еще несколько баллов, прежде чем вы подпишете форму W-9

В форме W-9 вам предлагается вычеркнуть пункт 2 выше, если вы были уведомлены IRS о том, что в настоящее время вы подлежите дополнительному удержанию, поскольку вы не отразили все проценты и дивиденды в своей налоговой декларации.

Вы можете вычеркнуть пункт 2, если заполняете форму W-9 в связи с сделкой с недвижимостью. Пункт 2 в данном случае не применяется, поэтому не имеет значения, подлежат ли вы дополнительному удержанию.

Теперь, если вы внимательно прочитаете мелкий шрифт в инструкциях W-9, это, похоже, указывает на то, что большинству людей вообще не требуется подписывать эту форму. Обычно от вас требуется подписать его только в том случае, если IRS уведомило вас о том, что вы ранее указали неверный ИНН. Однако, если не считать формальностей, человек, который попросил вас заполнить форму W-9, вероятно, сочтет ее неполной или недействительной, если вы ее не подписали, и удачи вам в попытках убедить их в обратном.

Возврат формы W-9

Верните заполненную форму W-9 в компанию, которая попросила вас заполнить ее. В идеале вы доставите его лично, чтобы ограничить возможность  кражи личных данных , но этот метод часто не практичен. Почта считается относительно безопасной. Если вы должны отправить форму по электронной почте, вам следует зашифровать как документ, так и свое электронное сообщение, а также трижды проверить правильность адреса электронной почты получателя перед отправкой сообщения. Чтобы помочь вам в этом, доступны бесплатные онлайн-сервисы, но прежде чем доверять им свои документы, проверьте их репутацию. Обычно компания, которая должна подать W-9 в IRS, даст вам ее для заполнения.