Бухгалтерская информационная система (АИС)

Что такое Бухгалтерская информационная система (АИС)?

Информационная система бухгалтерского учета (AIS) включает сбор, хранение и обработку финансовых и бухгалтерских данных, используемых внутренними пользователями для передачи информации инвесторам , кредиторам и налоговым органам. Обычно это компьютерный метод отслеживания бухгалтерской деятельности в сочетании с ресурсами информационных технологий. AIS объединяет традиционные методы бухгалтерского учета , такие как использование общепринятых принципов бухгалтерского учета (GAAP) , с современными ресурсами информационных технологий.

Как используется бухгалтерская информационная система (AIS)

Информационная система бухгалтерского учета содержит различные элементы, важные в бухгалтерском цикле . Хотя информация, содержащаяся в системе, варьируется в зависимости от отрасли и размера бизнеса, типичная AIS включает данные, относящиеся к доходам , расходам , информации о клиентах, информации о сотрудниках и налоговой информации. Конкретные данные включают заказы на продажу и аналитические отчеты, заявки на покупку, счета-фактуры, регистры чеков, запасы, платежную ведомость, бухгалтерскую книгу, пробный баланс и информацию о финансовых отчетах.

Информационная система бухгалтерского учета должна иметь структуру базы данных для хранения информации. Эта структура базы данных обычно программируется с помощью языка запросов, который позволяет манипулировать таблицами и данными. AIS имеет множество полей для ввода данных, а также для редактирования ранее сохраненных данных. Кроме того, информационные системы бухгалтерского учета часто представляют собой платформы с высокой степенью защиты, на которых принимаются превентивные меры против вирусов, хакеров и других внешних источников, пытающихся собрать информацию. Кибербезопасность становится все более важной, поскольку все больше и больше компаний хранят свои данные в электронном виде.

Различные выходные данные системы бухгалтерской информации демонстрируют универсальность ее возможностей манипулирования данными. AIS создает отчеты, включая отчеты о  старении дебиторской задолженности на основе информации о клиентах, графиков амортизации основных средств и пробных балансов для финансовой отчетности. Списки клиентов, налоговые расчеты и уровни запасов также могут быть воспроизведены. Однако корреспонденции, служебные записки или презентации не включаются в AIS, поскольку эти элементы не имеют прямого отношения к финансовой отчетности или бухгалтерскому учету компании.

Преимущества бухгалтерских информационных систем

Межведомственное взаимодействие

Информационная система бухгалтерского учета стремится взаимодействовать между несколькими отделами. В системе отдел продаж может загрузить бюджет продаж. Эта информация используется командой управления запасами для проведения инвентаризации и закупки материалов. При покупке запасов система может уведомить отдел кредиторской задолженности о новом счете. AIS также может делиться информацией о новом заказе, чтобы отделы производства, отгрузки и обслуживания клиентов знали о продаже.

Внутренние элементы управления

Неотъемлемая часть информационных систем бухгалтерского учета относится к внутреннему контролю . Политики и процедуры могут быть размещены в системе, чтобы гарантировать, что конфиденциальная информация о клиентах, поставщиках и бизнесе хранится внутри компании. Благодаря использованию разрешений физического доступа, требований входа в систему, журналов доступа, авторизации и разделения обязанностей пользователи могут быть ограничены только соответствующей информацией, необходимой для выполнения их бизнес-функций.