Информационная система бухгалтерского учета (AIS)
Что такое бухгалтерская информационная система (AIS)?
Информационная система бухгалтерского учета (AIS) включает в себя сбор, хранение и обработку финансовых и бухгалтерских данных, используемых внутренними пользователями для передачи информации инвесторам, кредиторам и налоговым органам. Как правило, это компьютерный метод отслеживания бухгалтерской деятельности в сочетании с ресурсами информационных технологий. AIS сочетает в себе традиционные методы бухгалтерского учета, такие как использование общепринятых принципов бухгалтерского учета (GAAP), с современными ресурсами информационных технологий.
Как используется бухгалтерская информационная система (AIS)
Информационная система бухгалтерского учета содержит различные элементы, важные в бухгалтерском цикле. Хотя информация, содержащаяся в системе, варьируется в зависимости от отрасли и размера бизнеса, типичная AIS включает данные, относящиеся к доходам, расходам, информации о клиентах, информации о сотрудниках и налоговой информации. Конкретные данные включают заказы на продажу и аналитические отчеты, заявки на покупку, счета-фактуры, регистры чеков, запасы, платежную ведомость, бухгалтерскую книгу, пробный баланс и информацию о финансовых отчетах.
Информационная система бухгалтерского учета должна иметь структуру базы данных для хранения информации. Эта структура базы данных обычно программируется с помощью языка запросов, который позволяет манипулировать таблицами и данными. AIS имеет множество полей для ввода данных, а также для редактирования ранее сохраненных данных. Кроме того, информационные системы бухгалтерского учета часто представляют собой платформы с высокой степенью защиты, на которых принимаются превентивные меры против вирусов, хакеров и других внешних источников, пытающихся собрать информацию. Кибербезопасность приобретает все большее значение, поскольку все больше и больше компаний хранят свои данные в электронном виде.
Различные выходные данные информационной системы бухгалтерского учета демонстрируют универсальность ее возможностей по манипулированию данными. AIS создает отчеты, включая отчеты о старении дебиторской задолженности на основе информации о клиентах, графиков амортизации основных средств и пробных балансов для финансовой отчетности. Списки клиентов, налоговые расчеты и уровни запасов также могут быть воспроизведены. Однако корреспонденции, служебные записки или презентации не включаются в AIS, поскольку эти элементы не имеют прямого отношения к финансовой отчетности или бухгалтерскому учету компании.
Преимущества бухгалтерских информационных систем
Межведомственное взаимодействие
Информационная система бухгалтерского учета стремится взаимодействовать между несколькими отделами. Внутри системы отдел продаж может загрузить бюджет продаж. Эта информация используется командой управления запасами для проведения инвентаризации и закупки материалов. После покупки запасов система может уведомить отдел кредиторской задолженности о новом счете-фактуре. AIS также может обмениваться информацией о новом заказе, чтобы отделы производства, отгрузки и обслуживания клиентов знали о продаже.
Внутренние органы управления
Неотъемлемая часть информационных систем бухгалтерского учета относится к внутреннему контролю. Политики и процедуры могут быть размещены в системе, чтобы гарантировать, что конфиденциальная информация о клиентах, поставщиках и бизнесе хранится внутри компании. Благодаря использованию разрешений физического доступа, требований входа в систему, журналов доступа, авторизации и разделения обязанностей пользователи могут быть ограничены только соответствующей информацией, необходимой для выполнения их бизнес-функций.