Планы возмещения расходов: Что это такое и как они работают
План возмещения расходов — это вид соглашения, позволяющий работодателю компенсировать своим сотрудникам различные расходы, связанные с работой. Эти расходы могут включать в себя медицинские расходы, расходы на проезд, питание, развлечения и многое другое. Применяя план возмещения, работодатель может точно компенсировать расходы сотрудников, а не предоставлять общее пособие или увеличивать компенсацию.
Понимание планов возмещения расходов
Планы возмещения расходов могут принимать различные формы, например, подотчетные и неподотчетные планы, дополнительные льготы de minimis или конкретные пособия, такие как пособия на пробег автомобиля и командировочные. Важно отметить, что сотрудники не могут лично вычитать расходы, покрываемые планом возмещения. Чтобы получить возмещение, сотрудники обычно должны предоставить подробные отчеты о своих расходах, например, квитанции или журналы учета расходов, которые позволяют работодателю вычесть сумму возмещения.
Подотчетный план
Подотчетный план — это тип плана возмещения расходов, который позволяет работодателям возмещать сотрудникам расходы, связанные с бизнесом, на необлагаемой основе. Чтобы квалифицироваться как подотчетный план, расходы должны быть обычными и необходимыми для торговли или бизнеса сотрудника. Это означает, что расходы должны быть обычными и общепринятыми в данной отрасли и напрямую связаны с должностными обязанностями сотрудника. В рамках подотчетного плана сотрудники должны предоставлять надлежащую документацию о своих расходах, а любые излишки возмещения должны быть возвращены работодателю.
Неподотчетный план
С другой стороны, неподотчетный план — это схема возмещения, при которой сотрудники получают компенсацию за деловые расходы без необходимости обосновывать или подтверждать расходы перед работодателем. В отличие от подотчетного плана, компенсации, полученные в рамках неподотчетного плана, считаются налогооблагаемым доходом сотрудников. Неподотчетные планы менее распространены и могут быть не столь выгодны для сотрудников с точки зрения налогообложения.
Возмещение конкретных расходов
1. Транспорт: Возмещение связанных с работой командировочных расходов, включая расходы на транспортное средство, питание, проживание и развлечения, может быть предусмотрено планом возмещения. Работодатели часто возмещают расходы сотрудников, использующих личные автомобили для служебных целей, по стандартной ставке за пробег, установленной Налоговым управлением. Однако обычные расходы на проезд между домом и рабочим местом сотрудника, как правило, не считаются возмещаемыми.
- Принадлежности: Работодатели могут возмещать сотрудникам расходы на необходимые товары, приобретенные для рабочих целей. Эти товары должны возмещаться по себестоимости и должны быть частью подотчетного плана.
- Питание и развлечения: Если расходы на питание и развлечения понесены в пределах налоговой территории сотрудника и имеют очевидные деловые цели, они могут быть возмещены в рамках плана возмещения расходов. При этом крайне важно правильно оформить документацию и следовать рекомендациям IRS.
План возмещения расходов в России
Хотя специфика планов возмещения расходов в разных странах может отличаться, концепция возмещения сотрудникам расходов, связанных с работой, применима и в России. Российские работодатели могут создавать планы возмещения различных расходов, таких как проезд, питание, расходные материалы и многое другое. При внедрении и использовании планов возмещения расходов работодателям и сотрудникам важно соблюдать налоговые правила и рекомендации, установленные российскими налоговыми органами.
Заключение
Планы возмещения расходов предоставляют работодателям структурированный и подотчетный способ возмещения сотрудникам расходов, связанных с работой. Применяя планы возмещения расходов, работодатели могут точно возмещать расходы сотрудников, обеспечивая при этом соблюдение налогового законодательства. В России работодатели и сотрудники должны быть осведомлены о конкретных правилах и рекомендациях, регулирующих планы возмещения расходов, чтобы обеспечить их правильное применение и соблюдение налоговых требований.
Вопросы и ответы
Что такое план возмещения расходов?
План возмещения расходов — это соглашение, созданное работодателем для возмещения сотрудникам различных расходов, связанных с работой, которые они несут в ходе выполнения своих обязанностей. Эти расходы могут включать проезд, питание, расходные материалы и многое другое.
Каковы преимущества внедрения плана возмещения расходов?
Внедрение плана возмещения расходов дает несколько преимуществ. Он позволяет работодателям точно возмещать расходы сотрудников, обеспечивая справедливость и прозрачность. Это также помогает контролировать расходы, поскольку сотрудники получают компенсацию по фактическим расходам, а не в виде общего пособия. Кроме того, планы возмещения расходов могут помочь работодателям соблюдать налоговое законодательство и вычитать расходы, на которые они имеют право.
Что такое подотчетный план?
Подотчетный план — это тип плана возмещения, который позволяет работодателям возмещать сотрудникам расходы, связанные с бизнесом, на необлагаемой основе. Чтобы считаться планом подотчетности, расходы должны быть обычными и необходимыми для торговли или бизнеса сотрудника, а сотрудники должны предоставить соответствующую документацию о своих расходах.
Что такое неподотчетный план?
Неподотчетный план — это соглашение о возмещении, в рамках которого сотрудники получают компенсацию за деловые расходы без необходимости обосновывать или подтверждать расходы перед работодателем. Компенсации, полученные в рамках неподотчетного плана, считаются налогооблагаемым доходом сотрудников.
Какие расходы могут быть возмещены в рамках плана возмещения?
Расходы, которые могут быть возмещены в рамках плана возмещения, могут включать транспортные расходы на поездки, связанные с работой, расходные материалы, необходимые для работы, а также расходы на питание и развлечения, понесенные в рабочих целях. Однако важно придерживаться конкретных рекомендаций и правил, установленных работодателем и налоговыми органами.
Применимы ли планы возмещения расходов в России?
Да, планы возмещения расходов применимы в России. Работодатели в России могут создавать планы возмещения различных расходов, связанных с работой. Однако при внедрении и использовании планов возмещения расходов необходимо соблюдать специальные налоговые правила и рекомендации, установленные российскими налоговыми органами.
Как сотрудники должны документально подтверждать свои расходы для их возмещения?
Сотрудники должны вести подробный учет своих расходов, включая квитанции, журналы или другую документацию, подтверждающую понесенные расходы. Адекватная документация необходима для обоснования расходов и обеспечения соблюдения налогового законодательства. Работодатели могут предъявлять особые требования к документам, подтверждающим расходы, поэтому сотрудникам важно ознакомиться с правилами возмещения расходов, принятыми в компании.