Подотчетный план: Определение и налогообложение возмещений
Подотчетный план — это метод возмещения сотрудникам расходов, связанных с бизнесом, на необлагаемой основе. При соблюдении требований, установленных Налоговой службой США (IRS), возмещение соответствующих деловых расходов не считается доходом и не подлежит удержанию налогов или отчетности по форме W-2.
Как работает план Accountable
В рамках подотчетного плана сотрудникам возмещаются расходы, связанные с работой, без возникновения налоговых обязательств. Чтобы получить право на возмещение, расходы должны быть связаны с бизнесом и адекватно учтены. Любые излишки выплаченных сумм должны быть возвращены компании в установленные сроки; в противном случае они могут стать объектом налогообложения.
К расходам, связанным с бизнесом, относятся поездки, питание, проживание, развлечения и транспорт. Работники обязаны вести учет и предоставлять надлежащую документацию, чтобы отчитаться о своих расходах.
Хотя работодатели не обязаны предоставлять подробную информацию о своем плане в налоговую службу, они должны быть в состоянии продемонстрировать, что их процесс возмещения расходов соответствует требованиям подотчетного плана. В некоторых случаях работодатели могут предъявлять более строгие требования к планам, чем те, которые устанавливает IRS.
Подотчетный план в сравнении с неподотчетным планом
Если план возмещения расходов предприятия не соответствует требованиям IRS, предъявляемым к подотчетным планам, он считается неподотчетным планом. В неподотчетном плане возмещение расходов рассматривается как часть компенсации работника, облагается налогом у источника и должно быть отражено в форме W-2 работника.
Любые излишки средств, полученных в рамках неподотчетного плана, должны быть возвращены работодателю в течение 120 дней с момента выплаты.
Требования к подотчетному плану
Для того чтобы подотчетный план был действительным, должны быть выполнены следующие требования:
- Расходы, связанные с бизнесом: Расходы должны быть понесены в ходе трудовой деятельности и непосредственно связаны с бизнесом.
- Адекватный учет: Сотрудники должны предоставлять достаточную документацию и записи, подтверждающие их расходы. Обычно это включает квитанции или другие формы подтверждения третьей стороной.
- Своевременная отчетность: Сотрудники должны сообщать о своих расходах работодателю в разумные сроки, обычно в течение 60 дней после оплаты или понесения расходов.
- Возврат избыточного возмещения: Любое излишнее возмещение, полученное работником, должно быть возвращено работодателю в разумные сроки, как правило, в течение 120 дней после оплаты или понесения расходов.
Деловые расходы против личных расходов
Чтобы расходы считались связанными с бизнесом, они должны быть понесены в рамках трудовых отношений. Расходы, в которых сочетаются личные и деловые элементы, должны быть соответствующим образом учтены, а затраты распределены между работодателем и работником.
Например, если сотрудник использует личный автомобиль для деловых поездок, он должен учитывать километры, пройденные как в личных, так и в рабочих целях, и распределять расходы соответствующим образом.
Доказательства
Адекватный учет, как правило, требует подтверждения со стороны третьих лиц, чтобы доказать, что средства, потраченные сотрудниками, действительно были связаны с бизнесом. Квитанции обычно используются в качестве доказательства законности запросов о расходах.
Однако из этого правила есть исключения. Например, расходы, не связанные с проживанием, не превышающие 75 долларов США, возмещение расходов на питание в пределах суточных норм IRS, а также транспортные расходы, когда получение официального подтверждения оплаты затруднено (например, такси, метро и автобусы).
Избыточное возмещение
Если сотруднику возмещается сумма, превышающая его фактические расходы, излишек должен быть возвращен в течение 120 дней. Излишки возмещения могут возникнуть, когда сотрудник получает аванс перед командировкой, но не тратит все деньги. В этом случае оставшиеся средства должны быть возвращены компании.
Разумные периоды времени
Налоговое управление приводит следующие примеры в качестве рекомендаций по срокам выполнения определенных действий:
- Сотрудники должны получить аванс в течение 30 дней с момента возникновения расходов.
- Сотрудники должны надлежащим образом отчитаться за свои расходы в течение 60 дней после их оплаты или понесения.
- Сотрудники должны вернуть излишнее возмещение в течение 120 дней после оплаты или понесения расходов.
Преимущества подотчетного плана
Одно из существенных преимуществ подотчетного плана заключается в том, что сотрудникам, получающим компенсации, не нужно указывать их в налоговых декларациях как доход. Это приводит к снижению налоговых выплат для сотрудников.
Итог
Подотчетный план предлагает работодателям способ возмещения сотрудникам деловых расходов, не облагая их подоходным налогом. Чтобы получить право на безналоговый статус, возмещения должны соответствовать определенным требованиям, установленным IRS, в том числе быть связанными с бизнесом, своевременно отражаться в учете и возвращать излишки.
Хотя работодатели не обязаны сообщать в налоговую службу обо всех операциях в рамках плана, важно вести точный учет на случай аудита.
Пожалуйста, обратите внимание, что хотя информация, представленная в этой статье, основана на материалах Investopedia, она применима к общим принципам подотчетных планов и может не отражать конкретные правила, действующие в России. Рекомендуется проконсультироваться со специалистом по налогообложению или обратиться к налоговому законодательству России, чтобы получить конкретные рекомендации по подотчетным планам и налогообложению возмещений в этой юрисдикции.
Вопросы и ответы
Какие расходы считаются приемлемыми для возмещения в рамках подотчетного плана?
Расходы, которые считаются обычными и необходимыми деловыми расходами, подлежат возмещению в рамках подотчетного плана. К ним могут относиться расходы на проезд, питание и развлечения, транспортные расходы и другие расходы, непосредственно связанные с должностными обязанностями сотрудника.
Должны ли сотрудники предоставлять квитанции на все возмещаемые расходы?
Хотя обычно рекомендуется предоставлять квитанции в качестве доказательства расходов, Налоговое управление признает, что к некоторым расходам, например, мелким случайным расходам, квитанций может не оказаться под рукой. Тем не менее, важно вести соответствующую документацию, например, записывать цель расходов, дату и сумму, чтобы подтвердить деловой характер расходов.
Может ли работодатель предъявлять более строгие требования к плану подотчетности, чем те, которые устанавливает Налоговое управление?
Да, работодатель может устанавливать дополнительные требования или ограничения для своего подотчетного плана, если они не менее строги, чем требования IRS. Работодатель может установить более подробные процедуры ведения учета или особые правила возмещения расходов, чтобы обеспечить соблюдение требований и надлежащее отслеживание деловых расходов.
Что произойдет, если сотрудник не вернет излишки возмещения в установленные сроки?
Если сотрудник не возвращает излишки возмещения в установленные сроки, невозвращенная сумма может рассматриваться как дополнительный доход сотрудника и подлежать удержанию подоходного налога. Важно, чтобы и работодатели, и сотрудники соблюдали сроки возврата излишних средств, чтобы избежать возможных налоговых последствий.
Применимы ли планы подотчетности к индивидуальным предпринимателям?
Нет, подотчетные планы, как правило, не применимы к индивидуальным предпринимателям. Подотчетные планы в основном предназначены для сотрудников, чтобы они могли получать возмещение своих деловых расходов. Самозанятые лица обычно вычитают свои деловые расходы непосредственно из налоговой декларации, а не проходят через процесс возмещения.
Можно ли использовать подотчетный план для возмещения международных деловых расходов?
Да, план подотчетных лиц может использоваться для возмещения международных коммерческих расходов, при условии, что расходы соответствуют критериям, связанным с бизнесом, и адекватно учитываются. Однако важно учитывать любые дополнительные налоговые последствия или требования к отчетности, которые могут возникнуть при работе с международными расходами, поскольку налоговое законодательство и правила могут различаться в разных странах. В таких случаях рекомендуется проконсультироваться с налоговым специалистом, знакомым с международным налогообложением.