Периодическая инвентаризация и постоянная инвентаризация: в чем разница?
Периодическая инвентаризация и постоянная инвентаризация: обзор
Системы периодической и постоянной инвентаризации — это два противоположных метода учета, которые компании используют для отслеживания количества продуктов, которые у них есть. В целом, постоянная система учета запасов предлагает много преимуществ по сравнению с периодической системой и в настоящее время используется всеми крупными розничными торговцами. Тем не менее, владелец малого бизнеса должен принимать во внимание, перевесит ли выгода от установки системы непрерывной инвентаризации дополнительные расходы.
Краткий обзор
- Система периодической инвентаризации использует периодический физический подсчет для измерения уровня запасов и стоимости проданных товаров (COGS).
- Бессрочная система постоянно отслеживает остатки на складе с автоматическими обновлениями при получении или продаже продукта.
- Системы периодического учета запасов обычно лучше подходят для малых предприятий, в то время как предприятиям с большим объемом продаж и множеством точек розничной торговли (например, продуктовые магазины или аптеки) необходимы системы постоянного учета запасов.
Периодическая инвентаризация
Периодическая система использует периодический физический подсчет для измерения уровня запасов и себестоимости проданных товаров (COGS). Покупки товаров регистрируются в учетной записи покупок. Счет запасов и счет стоимости проданных товаров обновляются в конце установленного периода — это может быть один раз в месяц, один раз в квартал или один раз в год. Себестоимость проданных товаров является важным показателем бухгалтерского учета, который при вычитании из выручки показывает валовую прибыль компании.
Себестоимость проданных товаров по системе периодической инвентаризации рассчитывается следующим образом:
Начальный баланс запасов + стоимость закупок запасов — стоимость конечных запасов = стоимость проданных товаров
Поскольку предприятия часто продают товары тысячами, физический подсчет может оказаться трудным и трудоемким. Представьте, что у вас есть магазин канцелярских товаров и вы пытаетесь подсчитать и записать каждую шариковую ручку, которая есть на складе. Теперь умножьте это на цепочку поставок для офиса. По этим причинам многие компании проводят физический учет только раз в квартал или даже раз в год. Для компаний, использующих периодическую систему, это означает, что данные инвентарного учета и стоимости проданных товаров не обязательно являются свежими или точными.
Бессрочная инвентаризация
Напротив, бессрочная система постоянно отслеживает остатки на складе с автоматическими обновлениями при получении или продаже продукта. Покупки и возвраты немедленно записываются в инвентарный учет. Пока нет кражи или повреждений, баланс инвентарного счета должен быть точным. Счет стоимости проданных товаров также постоянно обновляется по мере совершения каждой продажи. Системы постоянного учета запасов используют цифровую технологию для отслеживания запасов в режиме реального времени с использованием обновлений, отправляемых в электронном виде в центральные базы данных.
Краткий обзор
В продуктовом магазине, использующем систему постоянного учета, когда продукты со штрих-кодами считываются и оплачиваются, система автоматически обновляет уровни запасов в базе данных.
Ключевые отличия
Системы периодического учета запасов обычно лучше подходят для малых предприятий из-за затрат на приобретение технологий и персонала для поддержки бессрочной системы. Такой бизнес, как автосалон или художественная галерея, может быть лучше приспособлен для периодической системы из-за низкого объема продаж и относительной простоты отслеживания запасов вручную.
Однако отсутствие точной информации о стоимости проданных товаров или остатках запасов в периоды, когда в последнее время не производился подсчет физических запасов, может помешать принятию деловых решений.
Компаниям с большим объемом продаж и множеством точек розничной торговли (например, продуктовые магазины или аптеки) нужны постоянные системы инвентаризации. Технологический аспект системы непрерывной инвентаризации имеет много преимуществ, таких как возможность более легко выявлять ошибки, связанные с инвентаризацией. Бессрочная система может полностью отображать все транзакции на уровне отдельных единиц.
В рамках бессрочной системы менеджеры могут выбирать подходящие сроки для покупок, четко зная количество товаров в наличии в различных местах. Более точное отслеживание уровней запасов также обеспечивает лучший способ отслеживания таких проблем, как кража.