Запрос предложений (RFP)

Что такое Запрос предложений (RFP)?

Запрос предложений (RFP) – это бизнес-документ, в котором объявляется и предоставляется подробная информация о проекте, а также запрашиваются предложения от подрядчиков, которые помогут завершить проект. Большинство организаций предпочитают использовать запросы предложений, и во многих случаях правительства используют только запросы предложений. Запрос предложений по конкретной программе может потребовать от компании рассмотрения предложений, чтобы проверить их осуществимость, состояние компании-участника торгов и способность участника торгов сделать то, что предлагается.

Ключевые моменты

  • Запрос предложений – это объявление о финансировании проекта, размещаемое организацией, для которой компании размещают заявки.
  • В RFP излагается процесс торгов и условия контракта, а также указывается, как следует оформить заявку.
  • RFP используются в основном государственными учреждениями для получения максимально низкой ставки.
  • RFP позволяют запрашивающей компании получить несколько участников торгов.

Общие сведения о запросах предложений (RFP)

В запросах предложений описывается процесс торгов и условия контрактов, а также даются рекомендации по форматированию и представлению предложений. Обычно они предназначены для сложных проектов. В этих запросах указывается характер проекта и критерии оценки, раскрывающие, как оцениваются предложения. Запросы могут включать в себя техническое задание, описывающее задачи, которые должны быть выполнены победителем торгов, и график предоставления готовой работы. Они также включают информацию об организации-эмитенте и ее деятельности.

В RFP также указывается, как подготавливать предложения для участников торгов. Они могут содержать инструкции о том, какую информацию должен включить участник торгов, и в желаемом формате.

Краткая справка

Предложение не должно быть чрезмерно подробным, так как оно может помешать творческому подходу подрядчика, и оно не должно быть настолько расплывчатым, чтобы подрядчик остался в тупике.

Большинство запросов предложений подаются государственными органами и другими субъектами государственного сектора. Как правило, от них требуется открыть конкуренцию между частными компаниями, чтобы сделать процесс справедливым. Чтобы снизить расходы, эти агентства хотят гарантировать, что они получат самую низкую и наиболее конкурентоспособную ставку.

Причина, по которой организация может подать запрос предложений, состоит в том, чтобы получить несколько заявок. Ищущая организация может получить выгоду от нескольких участников торгов и различных точек зрения. Например, компания, которая хочет изменить свой процесс отчетности с бумажной системы на компьютерную, может подать запрос на предложение оборудования , программного обеспечения и обучения пользователей для создания и интеграции новой системы в бизнес.

Требования к запросу предложений 

Государственные агентства или другие организации могут быть обязаны выпускать запросы предложений для обеспечения полной и открытой конкуренции, чтобы снизить стоимость решения. Принятие предложения, наиболее отвечающего спецификациям, не всегда может означать самую низкую цену.

Умелое создание запроса предложений может повлиять на успех или неудачу полученного решения. Если указанные требования слишком расплывчаты, участник торгов может не разработать и реализовать полное решение проблемы. Если требования будут слишком подробными и ограничительными, творческий потенциал и новаторство участников торгов могут быть ограничены.

Процесс RFP начинается с составления запроса предложений. Претенденты рассматривают предложение и вносят предложения по улучшению. После реализации обратной связи выдается окончательный запрос предложений. Затем участники торгов подают свои предложения. Заказчик выбирает небольшую группу участников торгов и вступает в переговоры о ценах и технических деталях. Заказчик может попросить оставшихся участников представить лучшее и окончательное предложение до заключения контракта. Контракт передается в компанию, предлагающую наилучшее решение вопроса.

Пример запроса предложения

Скажем, например, Федеральное управление железных дорог выдает запрос предложений по финансированию, проектированию, строительству, эксплуатации и обслуживанию высокоскоростной железнодорожной системы. Заинтересованные стороны вносят предложения, соответствующие требованиям, изложенным в документе. На основании предложений, поступивших в установленный срок, Департамент транспорта создает комиссии для дальнейшего рассмотрения и разработки предложений. DOT выбирает предложение, наиболее подходящее для его целей, и нанимает компанию для выполнения работы.