Лучшие инструменты для планирования ресурсов предприятия ERP

Планирование ресурсов предприятия (ERP) — это методология, ориентированная на процессы, которая объединяет системы, используемые в различных отделах компании, обеспечивая простой и единообразный поток информации под определенными элементами управления, чему способствует использование программных приложений и определенные передовые практики.

В этой статье описаны инструменты, используемые в ERP, и их характеристики для различных функций, которые они обслуживают. Чтобы лучше разобраться в инструментах, начнем с функциональных требований.

Что нужно от ERP-системы?

Любая ERP-система в основном должна удовлетворять следующим функциональным требованиям.

• Это должна быть унифицированная система с простыми в использовании приложениями и интерфейсами, которая бесперебойно работает в нескольких отделах с необходимым контролируемым доступом.
• Общая база данных (или несколько, но общих баз данных), доступная через разные приложения
• Утилиты поиска и создания отчетов для создания отчетов на основе различных параметров (например, «все неотправленные заказы по состоянию на вчерашний день в категории« игрушки »»).
• Масштабируемость, настройка и простая интеграция специальных модулей по мере необходимости

Инструменты, соответствующие требованиям ERP :

Чтобы удовлетворить потребности вышеупомянутых функциональных требований, следующие инструменты и приложения в обязательном порядке интегрируются в систему ERP.

— Управление базами данных / хранилище данных / инструменты управления информацией :

Хранение данных и управление информацией с налаженным рабочим процессом между различными отделами и функциями являются основой любой ERP-системы. Для хранения данных доступно множество решений и инструментов, включая реляционные базы данных от таких компаний, как Oracle, Sybase, DB2, и бесплатные предложения с открытым исходным кодом, такие как Microsoft MySQL, PostgreSQL, Apache Derby и т. Д. Другие инструменты управления информацией могут включать системы управления контентом (CMS) и репозиторий приложений.

В зависимости от отрасли и требуемых функций необходимо выбрать подходящий. Производитель может посчитать транзакционную базу данных, такую ​​как Oracle или MySQL, более актуальной, поскольку данные на основе транзакций перемещаются через разные статусы (от производства к инвентарю, от сбора заказов до продажи и от статуса поставки). С другой стороны, компания, занимающаяся написанием онлайн-контента, может найти систему репозитория CMS с контролем версий, которая лучше соответствует их потребностям.

База данных или репозиторий может быть как одной централизованной, так и множественной с автоматическим потоком данных из одной базы данных в другую. Определенный рабочий процесс обеспечивает беспрепятственное перемещение данных. Базы данных могут размещаться локально или удаленно или даже в облаке.

·        Приложения и интерфейсы с подходящим контролем разрешений :  

Для хранения и управления данными требуется доступ только для чтения или редактирования для обработки данных. После того, как предметы изготовлены, их нужно пометить как готовые запасы. Затем отдел управления запасами обновляет его как готовый к продаже. После покупки товар должен быть обновлен до статуса проданного и так далее. Для этого простые в использовании приложения и интерфейсы являются неотъемлемой частью любой ERP-системы, которая также имеет определенные элементы управления и разрешения. Например, после того, как товар помечен как проданный, только операторы отдела логистики должны иметь возможность обновлять его, в то время как работники отдела производства или складского учета должны иметь доступ только для просмотра.

Аналогичным образом, для инструмента ERP для написания контента, после того, как автор отправляет контент редактору для проверки, только редактор должен иметь возможность изменять его, чтобы избежать любого дублирования и конфликтов контента.

Чтобы обеспечить возможность встраивания таких элементов управления, приложений и интерфейсов на основе разрешений, любое решение ERP, которое может быть основано на браузере, настольном компьютере или планшетном / мобильном приложении. Производственная группа на стационарном месте предпочтет интерфейс на базе настольного компьютера, а команда продаж, постоянно находящаяся в движении, получит пользу от интерфейса на основе браузера или мобильного приложения.

·          Инструмент управления рабочим процессом :

Система ERP состоит из нескольких модулей и репозиториев данных, в которых обновления данных и действия следуют логически определенной последовательности, основанной на потребностях бизнеса. Это составляет рабочий процесс. Рабочий процесс можно представить как ум, контролирующий различные функции тела (поток крови, воздуха, пищи и других материалов, движение частей тела и т. Д.). Четко определенный рабочий процесс с соответствующим доступом на разных уровнях — необходимая часть любого решения ERP.

Обычно используемые инструменты, реализованные в рамках ERP, включают Agiloft Workflow, WorkflowGen, Inceptico DMS, Intelex Business Management, SimpleECM и т. Д.

·          Инструмент отчетности / информационная панель :

Уровень управления, уровень отдела, уровень команды или создание отчетов на индивидуальном уровне — еще одно важное требование для системы ERP. Обычно он доступен либо в форме панели управления (с просмотром данных в реальном времени, где отображается такая информация, как полученные, но еще не отправленные заказы, неудавшиеся платежи за последнюю неделю и т. Д.), Либо в настраиваемых отчетах, созданных в виде общих слов или данных. приложения для редактирования, такие как электронные таблицы.

Большинство инструментов отчетности и информационных панелей работают в режиме реального времени (или с минимальной задержкой по времени). Подобно приложениям, используемым отделами для обновления данных, эти инструменты отчетности / панели мониторинга доступны в виде установки на основе браузера или настольного компьютера. Они также включают в себя функции отчетов на конец дня, предлагающие отправку отчетов с диаграммами / графиками / таблицами по электронной почте в виде вложений Microsoft Excel или Word.

·      Коммуникационные инструменты :    

В любой системе, работающей в нескольких отделах, коммуникация является обязательной. Системы ERP способствуют этому, предлагая инструменты для автоматизированного создания почты на основе действий, обмена мгновенными сообщениями, чата или общих функций широковещательной рассылки на индивидуальном и групповом уровнях. Скажем, после того, как заказ помечен как «Готов к отправке», в отдел логистики должен быть запущен автоматический почтовый ящик, чтобы начать процесс отправки; Или, если на кухне пиццерии возникла проблема, общее широковещательное сообщение может быть отправлено всем другим отделам, чтобы они перестали принимать дальнейшие заказы.

Дополнительные функции обмена мгновенными сообщениями (например, Lync, Chatter или Yammer) включены, чтобы обеспечить простое и мгновенное общение.

В дополнение к перечисленным выше инструментам, которые являются неотъемлемой частью любой ERP-системы, существуют дополнительные, которые можно интегрировать по мере необходимости:

·          Аналитические инструменты :

В систему ERP можно интегрировать множество аналитических инструментов для бизнес-аналитики, прогнозного анализа, интеллектуального анализа данных и связанного анализа. Эти аналитические инструменты используются для получения ценной информации для принятия стратегических бизнес-решений на основе доступных данных (например, отслеживание поведения потребителей во время праздничных покупок, сравнительные результаты для продуктов на полках красного цвета, у которых больше продаж, чем на полках синего цвета, и т. Д.)

· Инструменты распределения ресурсов и планирования задач :         

ERP-системы также могут включать инструменты для распределения ресурсов между отделами и задачами (для трудоемких отраслей). Эти инструменты работают по простому принципу: определенное время, затрачиваемое задачей / проектом, по сравнению с графиком доступности ресурсов. По завершении задачи ресурсу автоматически назначается новая задача, соответствующая его навыкам, или он помещается в пул для следующего назначения. Инструменты имеют функциональность для ручного вмешательства на уровне супервизора в случае задержки задачи. Преимущества включают в себя четкую видимость о текущей и будущей рабочей нагрузке, оптимальном использовании ресурсов, изучение возможностей автоматизации и т.д.

·          Другие дополнительные функции : системы ERP могут интегрировать модули для управления человеческими ресурсами, управления проектами, систем учета рабочего времени, управления документами и т. Д. В соответствии с потребностями бизнеса. Для каждой отрасли и типа функции доступно большое количество инструментов, и поставщики ERP оказывают помощь заинтересованным клиентам в выборе наиболее подходящего. Интернет всегда доступен для самопомощи при получении необходимой информации.

Итог :

ERP — это сложная для реализации структура, для реализации которой обычно требуется специальный поставщик. При внедрении ERP выявлены два больших препятствия : высокие затраты и несоблюдение передовых практик. В то время как стоимость может быть снижена до определенной степени путем тщательной оценки различных поставщиков и оценки бесплатных инструментов с открытым исходным кодом, другая проблема сбоев из-за несоблюдения передовых методов может быть смягчена путем целенаправленного обучения сотрудников. Надлежащая оценка на начальных этапах, партнерство с поставщиками, обладающими необходимыми знаниями и четкое понимание требований с самого начала, помогут эффективному и успешному внедрению инструментов ERP. (Дополнительную информацию см. В разделе « Примеры успешного планирования ресурсов предприятия »)