Что такое мелкая наличность?

Мелкая наличность — это термин, используемый для обозначения небольшой суммы наличных, которую компания хранит в кассе для покрытия мелких расходов, слишком незначительных, чтобы использовать чек или кредитную карту. Эти деньги обычно хранятся в надежном месте, например в запертом ящике или коробке, и легко доступны в случае необходимости. Мелкие денежные средства обычно используются для оплаты таких расходов, как канцелярские принадлежности, компенсации сотрудникам, мелкие расходы, связанные с работой, карты для клиентов и даже иногда обеды для сотрудников.

Понятие мелкой наличности

Мелкая наличность — это удобный способ для компаний обрабатывать мелкие операции, которые часто происходят в повседневной работе. Вместо того чтобы выписывать чек или использовать корпоративную кредитную карту для каждой мелкой траты, мелкая наличность позволяет быстро и эффективно произвести оплату. Конкретная сумма наличных, считающаяся мелкой, может варьироваться от компании к компании, но обычно она находится в диапазоне от 100 до 500 долларов.

Требования к мелкой наличности

Хотя мелкая наличность обеспечивает гибкость в решении мелких расходов, важно установить определенные меры внутреннего контроля для обеспечения ее правильного использования. Во многих компаниях существуют строгие правила и процедуры для управления средствами мелкой наличности. Только уполномоченные лица имеют право утверждать расходы из фонда мелкой наличности, и эти расходы должны быть связаны с законной деятельностью компании или операциями.
Обычно для выдачи наличных и составления необходимых бухгалтерских проводок назначается кассир. Хранитель фонда мелкой наличности отвечает за распределение наличности и сбор квитанций за все покупки или использование средств. Наличие отдельных лиц, выполняющих эти функции, помогает обеспечить безопасность средств и гарантирует, что доступ к ним имеет только уполномоченный персонал.

Учет мелкой наличности

Несмотря на то, что операции с мелкими деньгами обычно осуществляются с использованием реальных денежных средств, все равно важно отражать эти операции в финансовой отчетности компании. Однако бухгалтерские проводки не делаются для каждой отдельной покупки, сделанной на мелкие деньги. Вместо этого записи в журнале делаются, когда хранителю требуется дополнительная наличность и он получает новые средства в обмен на квитанции.
Журнальная проводка по увеличению фонда мелкой наличности включает дебетование счета мелкой наличности и кредитование счета наличности. Если в фонде возникает недостача или перерасход, в журнале делается проводка по счету избытка/недостатка. Этот счет используется для балансировки фонда в процессе выверки.
Налоговая служба (IRS) рекомендует хранить чеки на мелкую наличность и прикреплять их к квитанциям для документирования и учета расходов на мелкую наличность.

Сверка мелкой наличности

Выверка фонда мелкой наличности — важнейший шаг в обеспечении точности баланса фонда. Когда остаток мелкой наличности снижается до заданного уровня, хранитель запрашивает у кассира дополнительную наличность. В это время подсчитывается общая сумма всех поступлений, чтобы убедиться, что она совпадает с суммой, выданной из ящика для мелкой наличности. Если требуются дополнительные средства, кассир выписывает новый чек, чтобы пополнить ящик для мелкой наличности, и собирает чеки от покупок, на которые были израсходованы деньги.
Процесс сверки заключается в сравнении остатка средств с разницей между первоначальным балансом и расходами, указанными в квитанциях и счетах-фактурах. Если остаток меньше ожидаемого, то это недостача, а если больше, то перерасход. Любые расхождения должны быть выявлены и исправлены.

Мелкая наличность по сравнению с наличными в кассе

Хотя понятия «мелкая наличность» и «наличные в кассе» могут звучать одинаково, они имеют четкие различия. Под мелкой наличностью понимается небольшая сумма наличных денег, которую можно легко получить на мелкие расходы. Обычно они используются потому, что наличные деньги удобнее других способов оплаты таких операций.
С другой стороны, под «наличными в кассе» понимается общая сумма наличной валюты и монет, которой располагает компания в определенный момент времени. Она включает в себя не только фонд мелкой наличности, но и любую другую наличность, которой располагает компания, например, наличность в кассовых аппаратах или наличность в банковских хранилищах.
Кассовая наличность — это более широкий термин, который охватывает все денежные ресурсы, имеющиеся в распоряжении компании, а мелкая наличность — это часть кассовой наличности, которая специально выделяется на мелкие расходы.

Плюсы и минусы мелкой наличности

У мелкой наличности есть несколько преимуществ, которые делают ее полезным инструментом для бизнеса:

1. Быстро и удобно: Мелкая наличность — это быстрый и эффективный способ обработки мелких операций, не требующий сложной бумажной работы или формальных процессов авторизации.
2. Легко понять и использовать: Мелкая наличность проста и понятна в управлении, что делает ее доступной для сотрудников, которые могут не обладать обширными финансовыми знаниями.
3. Гибкость: Мелкие деньги можно использовать для различных целей, что позволяет компаниям покрывать широкий спектр мелких расходов.
4. Снижение административного бремени: Используя мелкие деньги для мелких расходов, компании могут снизить административную нагрузку, связанную с выдачей чеков или обработкой операций с кредитными картами.

Однако следует учитывать и некоторые недостатки:

1. Уязвимость к кражам и неправомерному использованию: Поскольку мелкая наличность имеет физическую форму, она более подвержена краже или несанкционированному использованию. Для снижения этого риска необходимы строгий контроль и регулярные сверки.
2. Мониторинг и балансировка: Фонды мелкой наличности требуют постоянного контроля и периодических сверок для обеспечения надлежащего использования фонда и точности баланса.
3. Ограниченный объем: Сумма наличных в фонде мелкой наличности обычно невелика, что может ограничить его использование для крупных расходов.

Часто задаваемые вопросы о мелкой кассе

1. Могу ли я использовать мелкие деньги на личные расходы?
   Нет, мелкая наличность должна использоваться только для законных расходов компании. Важно вести надлежащую документацию и придерживаться политики компании в отношении использования мелких денег.
2. Как часто я должен выверять фонд мелкой наличности?
   Рекомендуется проводить сверку фонда мелкой наличности не реже одного раза в месяц, а при большом количестве операций — чаще.
3. Что произойдет, если в фонде мелкой наличности возникнет недостача или излишек?
   Недостача или перерасход средств в фонде мелкой наличности должны быть расследованы и задокументированы. Можно внести корректировки в счет мелкой наличности, чтобы отразить правильный баланс.
4. Могу ли я пополнить фонд мелкой наличности за счет личных средств?
   Нет, личные средства не должны использоваться для пополнения фонда мелкой наличности. Он должен пополняться только за счет средств, одобренных и предоставленных компанией.

Итоги

Мелкая наличность — ценный ресурс для удобного и эффективного управления мелкими расходами. Если установить надлежащий контроль, точно регистрировать операции и регулярно проводить сверку фонда, компании смогут эффективно использовать мелкую наличность, сводя к минимуму риск кражи или нецелевого использования. Важно следовать политике и рекомендациям компании, чтобы обеспечить правильное использование и управление мелкой наличностью.

Вопросы и ответы

Могу ли я использовать мелкие деньги на личные расходы?

Нет, мелкая наличность должна использоваться только для законных расходов компании. Важно вести надлежащую документацию и придерживаться политики компании в отношении использования мелкой наличности.

Как часто я должен выверять фонд мелкой наличности?

Рекомендуется проводить сверку фонда мелкой наличности не реже одного раза в месяц или чаще при большом количестве операций.

Что произойдет, если в фонде мелкой наличности возникнет недостача или излишек?

Недостача или перерасход средств в фонде мелкой наличности должны быть расследованы и задокументированы. Можно внести корректировки в счет мелкой наличности, чтобы отразить правильный баланс.

Могу ли я пополнить фонд мелкой наличности за счет личных средств?

Нет, личные средства не должны использоваться для пополнения фонда мелкой наличности. Он должен пополняться только за счет средств, одобренных и предоставленных компанией.

В чем преимущества использования мелкой наличности?

К преимуществам использования мелкой наличности относятся ее быстрота и удобство, простота использования, гибкость в покрытии различных мелких расходов и снижение административного бремени, связанного с другими способами оплаты.

Каковы недостатки использования мелкой наличности?

К недостаткам использования мелкой наличности можно отнести уязвимость к кражам и злоупотреблениям, необходимость регулярного контроля и сверки, а также ограниченность суммы, доступной для крупных расходов.