заявка

Что такое заявка?

Заявка относится к процессу официального запроса услуги или товара, обычно с использованием формы заявки на покупку или другого стандартизированного документа. Процесс подачи заявок – это стандартизированный способ отслеживания и учета всех заявок, сделанных внутри компании.

Ключевые моменты

  • Заявка – это официальный запрос на получение продукта или услуги, обычно инициируемый бизнесом.
  • Процесс подачи заявок обычно требует использования стандартизированных документов, известных как формы заявок, для ведения контрольного следа на всем пути, хотя сегодня большинство из них представляют собой электронные формы.
  • Заявки часто используются для закупки дополнительных материалов, сырья или рабочих часов с целью улучшения управления запасами.

Как работает заявка

Заявка инициирует запрос на конкретное действие, а также записывает это действие для последующих отчетов. Например, сотрудники компании будут использовать заявку на покупку, если им потребуются дополнительные материалы. Когда-то заявки выполнялись с помощью бумажных форм, но теперь большинство компаний используют процессы цифровых заявок, которые позволяют упростить отслеживание процесса, включая учет соответствующих  запасов . Эти типы заявок часто автоматически обновляют запасы для лучшего контроля.

Формализованный процесс подачи заявок повышает эффективность и подотчетность всех контактных лиц. В отличие от сотрудников, которые просто берут все, что им нужно, и когда они хотят, заявка на покупку обеспечивает более контролируемый и документированный метод управления внутренними запасами поставок и будущим спросом . Например, врачи медицинской профессии заполняют форму заявки при запросе лабораторных анализов. Эти цифровые формы включают идентификационную информацию пациента и другую медицинскую информацию, что гарантирует, что пациенты получат правильные лабораторные тесты.

Стандартизированные формы

Формы заявки обычно включают имя лица, сделавшего запрос, дату запроса, запрошенные позиции, дату доставки, место доставки и отдел, ответственный за выполнение запроса. Формы также включают подпись лица, выполняющего запрос, и дату заполнения. В крупных корпорациях с несколькими филиалами и централизованными закупками эти процессы заявки имеют решающее значение для поддержания производительности сотрудников.

Другой пример процесса реквизиции происходит в мире финансов, когда акционеры решают реквизировать совет директоров компании  для голосования по предложенным решениям. По сути, процесс заявки – это формализованная документированная процедура, ключ к повышению эффективности в рамках бизнеса.

Заявка на закупку или заказ на закупку?

Заявка на покупку – это внутренняя форма, используемая для закупки товаров и услуг, которая не имеет юридических или обязательных договорных обязательств. Заказ на поставку контрактное соглашение используется компаниями при заказе товаров и услуг от внешнего поставщика. Например, компания, заказывающая расходные материалы в офисном магазине, выпустит заказ на закупку с подробным описанием приобретаемых товаров, их цен, условий оплаты, сроков поставки и любых специальных скидок, предлагаемых для досрочной оплаты. Внутренняя форма заявки на покупку в компании предназначена для сотрудников, которые хотят запросить материалы для своих отделов или для себя. Часто эти формы требуют одобрения со стороны руководства.