Что такое управление проектами?

Управление проектами — это использование специальных знаний, навыков, инструментов и методов для создания чего-то ценного для людей. Разработка программного обеспечения для усовершенствованного бизнес-процесса, строительство здания, помощь после стихийного бедствия, расширение продаж на новом географическом рынке — все это примеры проектов.

Все проекты — это временные усилия по созданию ценности посредством уникального продукта, услуги или результата. У всех проектов есть начало и конец. У них есть команда, бюджет, график и набор ожиданий, которым команда должна соответствовать. Каждый проект уникален и отличается от рутинных операций — текущей деятельности организации — тем, что проекты завершаются после достижения цели.

Изменение характера работы в связи с технологическим прогрессом, глобализацией и другими факторами означает, что все чаще работа организуется вокруг проектов, а команды объединяются на основе навыков, необходимых для выполнения конкретных задач.

Руководят этими проектами специалисты по проектам — люди, которые намеренно или в силу обстоятельств призваны обеспечить достижение проектной командой поставленных целей. Специалисты по проектам используют множество различных инструментов, методов и подходов для удовлетворения потребностей проекта.

Некоторые проекты необходимы для быстрого решения проблем, с пониманием того, что улучшения будут сделаны в течение определенного периода времени. Другие проекты имеют более длительную продолжительность и/или создают продукт или другой результат, который не будет нуждаться в значительных улучшениях за пределами запланированного технического обслуживания, например, автомобильная дорога.

Другие проекты представляют собой сочетание обоих типов проектов. Специалисты по проектам используют различные навыки и знания для привлечения и мотивации других людей к достижению целей проекта. Специалисты по проектам имеют решающее значение для успеха проектов и очень востребованы для оказания помощи организациям в достижении их целей.

Области знаний управления проектами

Термин «области знаний управления проектами» используется для описания всех различных аспектов проекта, которыми необходимо управлять. Менеджеры проектов отвечают за контроль над этими областями, поэтому они используют все доступные им инструменты, методы и ресурсы.

Вот список всех 10 областей знаний по управлению проектами, описанных Институтом управления проектами (PMI) в Своде знаний по управлению проектами (PMBOK). Щелкните по ссылкам, чтобы получить подробное объяснение каждой из них.

Управление интеграцией: Использует различные процессы и методологии управления проектами для создания стратегии, которая помогает командам лучше работать вместе. Это способствует командной работе и синхронизирует информацию для большей ясности.

Управление объемом работ: Задачи, результаты и этапы проекта идентифицируются, определяются и контролируются с помощью процесса, который включает сбор требований заинтересованных сторон, создание структуры разбивки работ (WBS), а затем мониторинг и управление изменениями.

Управление расписанием: Подробно описывает, как будет создаваться, управляться и контролироваться график проекта. Он является частью этапа планирования управления проектом и создает реалистичный график для достижения целей проекта.

Управление затратами: Процесс, который управляет планированием и контролем затрат, связанных с проектом. Это означает сбор, анализ и отчетность по затратам для прогнозирования и контроля бюджета проекта, чтобы не допустить перерасхода средств.

Управление качеством: Надзор за всеми действиями, связанными с созданием результатов проекта, чтобы убедиться, что они соответствуют ожиданиям качества. Это достигается путем постоянного измерения качества в ходе выполнения проекта и исправления любых отклонений от ожидаемого качества.

Управление ресурсами: Получение максимальной отдачи от людей, материалов и оборудования, необходимых для выполнения проекта, путем выделения и перераспределения ресурсов по мере необходимости.

Управление коммуникациями: Различные процессы, используемые для передачи четких сообщений в рамках проекта. Оно включает в себя создание каналов, частоту и правильную передачу сообщений, чтобы убедиться, что они получены своевременно и поняты.

Управление рисками: Выявление, оценка и предотвращение или смягчение рисков в проекте, будь то негативные риски, которых следует избегать, или позитивные риски, которые следует использовать.

Управление закупками: Построение и поддержание отношений с внешними ресурсами, необходимыми для вашего проекта. Сюда входят поставщики, которые продают продукты и услуги, необходимые для достижения целей проекта.

Управление заинтересованными сторонами: Выявление заинтересованных сторон проекта, определение их ожиданий и влияния, а затем разработка стратегий управления ими и информирования их о ходе работ.

Этими областями знаний по управлению проектами необходимо управлять с самого начала и до конца ваших проектов. Все проекты проходят через одни и те же фазы, которые известны как жизненный цикл управления проектами.

Жизненный цикл проекта

Жизненный цикл управления проектом состоит из пяти фаз, известных как группы процессов управления проектом: инициация, планирование, выполнение, мониторинг и контроль и завершение.

Термин «группы процессов управления проектами» был введен Институтом управления проектами (PMI), и он широко используется в индустрии управления проектами. Некоторые авторы используют такие синонимы, как жизненный цикл проекта или жизненный цикл проекта, процесс управления проектом или фазы управления проектом.

Давайте узнаем о каждой из этих фаз управления жизненным циклом проекта.

Фазы управления проектом: Как управлять проектом шаг за шагом

Выше мы определили пять этапов жизненного цикла управления проектом. Теперь пришло время применить эту информацию на практике.

В этом разделе руководства мы разделим каждый этап на конкретные шаги, которые помогут понять, как управлять проектом.

1. Инициация проекта

Это начальный этап, на котором менеджер проекта должен доказать, что проект имеет ценность и осуществим, с помощью ряда документов по управлению проектом. Вот наиболее важные из них:

Бизнес-кейс: Бизнес-кейс обосновывает необходимость проекта, цели проекта и возврат инвестиций.
Технико-экономическое обоснование: Технико-экономическое обоснование доказывает, что проект может быть реализован в разумные сроки и с приемлемыми затратами.
Устав проекта: в уставе проекта указывается, что проект должен дать.
Собрать команду проекта: Для выполнения любого проекта необходимы ресурсы. Прежде чем составлять график проекта, необходимо создать команду проекта. Это включает в себя создание должностных инструкций, ролей и обязанностей. Вся эта информация может быть позже внесена в устав команды.
Создание офиса управления проектом (ОУП): Офис управления проектом — это, как правило, физическое помещение, созданное для руководителя проекта и вспомогательного персонала. Таким образом, инфраструктура офиса управления проектом включает в себя наличие программного обеспечения для управления проектом и любого необходимого оборудования.
Повестка дня стартового совещания: Этот этап управления проектом завершается проведением стартового совещания, на котором команда проекта и заинтересованные стороны проекта собираются вместе, чтобы согласовать цели и задачи проекта, его объем и сроки.

2. Планирование проекта

Целью этапа планирования проекта является создание плана проекта, который охватывает то, как каждая область управления проектом будет управляться на этапе выполнения проекта.

Вот краткий обзор наиболее важных компонентов плана проекта. Как вы видите, некоторые из них представляют собой небольшие планы действий по управлению конкретными областями.

График проекта: График проекта определяет сроки выполнения задач и распределения ресурсов. Менеджеры проекта должны постоянно контролировать график проекта с помощью инструментов управления задачами и учета времени.

Бюджет проекта: Бюджет проекта — это сумма всех предполагаемых расходов по проекту. Менеджеры проекта должны контролировать расходы, чтобы не превысить его.
Структура разбивки работ (WBS): WBS — это инструмент планирования проекта, который позволяет руководителям проекта визуализировать все виды деятельности, этапы и результаты в рамках проекта, а также определить их приоритетность.

План управления объемом: Объясняет, как объем проекта будет контролироваться на протяжении всего проекта, чтобы избежать изменения объема.

План управления рисками: Содержит реестр рисков, в котором перечислены все потенциальные риски, а также владелец риска и стратегии снижения рисков, которые будут реализованы для каждого из них.

План управления ресурсами: Описывает, как будут получены, распределены и управляться ресурсы на протяжении всего проекта.

План управления заинтересованными сторонами: Определяет все заинтересованные стороны проекта, расставляет их приоритеты и объясняет, какие каналы связи и стратегии разрешения конфликтов будут использоваться.

Менеджеры проектов часто составляют план проекта с помощью диаграммы Ганта, которая обеспечивает визуальное представление всего графика проекта и его объема. Некоторые диаграммы Ганта автоматически определяют мероприятия критического пути.

3. Выполнение проекта

Третья фаза управления проектом — это выполнение проекта, когда задачи и этапы, указанные в плане проекта, выполняются для достижения целей и задач проекта.

На этапе выполнения проекта менеджеры проектов должны контролировать все области знаний по управлению проектами по мере продвижения проекта к этапу мониторинга и контроля.

Управление задачами: Менеджеры проекта и члены команды должны управлять своими задачами. Это включает в себя мониторинг и отчетность, чтобы убедиться, что задача выполняется в сроки запланированного графика. Списки задач и доски канбан — два популярных инструмента для управления задачами.

Управление расписанием: После составления расписания его необходимо контролировать в ходе выполнения проекта, чтобы убедиться, что он не отклоняется от графика. Правильное управление расписанием позволяет отслеживать ход выполнения задач, цели, приоритеты и сроки в соответствии с расписанием.

Управление затратами: Так же, как планируется график, планируется и бюджет. Но это не означает, что работа закончена. Как известно каждому, у кого есть кошелек, деньги имеют свойство исчезать. Необходимо контролировать затраты на проект, чтобы они не выходили за рамки согласованного бюджета.

Управление качеством: Результаты должны быть получены в срок и в рамках бюджета, но если качество отсутствует, то проект не будет успешным. Поэтому убедитесь, что все критерии успеха и требования к качеству, установленные заинтересованными сторонами проекта, выполняются.

Управление изменениями: В широком смысле, управление изменениями — это процесс улучшения бизнес-процессов, распределения бюджета и операций в организации. Однако, когда это применяется к управлению проектами, фокус сужается до самого проекта и контроля за изменениями в масштабах на этапе выполнения.

Управление закупками: Мало какой проект может быть выполнен без необходимости приобретения, аренды или заключения контракта с внешними ресурсами. Этот процесс называется закупками. Управление отношениями с поставщиками и продавцами — вот что такое управление закупками.

Управление ресурсами: Ресурсы — это все, что необходимо для выполнения проекта. К ним относятся команда, расходные материалы, оборудование, материалы и т.д. Планирование ресурсов включает в себя определение ролей и обязанностей команды, того, что им понадобится и где они будут работать.

Совместная работа команды: Когда начинается реализация проекта, планирование играет ведущую роль, но члены команды должны иметь инструменты для совместной работы, чтобы поддерживать тесную связь. Совместной работе команды могут способствовать упражнения по командообразованию и инструменты, которые связывают членов команды, независимо от того, находятся ли они в одном офисе или работают удаленно.

По мере необходимости руководитель проекта будет перераспределять ресурсы, корректировать время и объем работ, чтобы команда продолжала работать. Кроме того, он будет выявлять и снижать риски, решать проблемы и внедрять любые изменения.

4. Мониторинг и контроль проекта

Четвертый этап управления проектом, мониторинг и контроль проекта, происходит одновременно с этапом выполнения проекта. Он включает в себя мониторинг хода и эффективности проекта для обеспечения его соответствия графику и бюджету. Для обеспечения качества применяются процедуры контроля качества.

Отчетность также является важной частью этой фазы управления проектом. Во-первых, она позволяет руководителям проекта отслеживать прогресс, а во-вторых, предоставляет данные заинтересованным сторонам во время презентаций, чтобы держать их в курсе событий. Существует множество отчетов по управлению проектом, таких как статус проекта, табели учета рабочего времени, рабочая нагрузка, распределение и отчеты о расходах.

5. Закрытие проекта

Пятая фаза управления проектом — закрытие проекта, в ходе которого заинтересованным сторонам представляются окончательные результаты проекта. После их утверждения высвобождаются ресурсы, заполняется документация и все подписывается.

Вот некоторые из основных шагов этой фазы управления проектом.

Передача результатов проекта: В ходе проекта создается окончательный результат. Это знаменует конец выполнения проекта и начало закрытия проекта. Поэтому убедитесь, что все результаты проекта определены, завершены и переданы надлежащей стороне.

Подтверждение завершения: На этом этапе необходимо подтверждение от всех заинтересованных сторон, клиентов и даже команды проекта. Это означает наличие подписей, чтобы не было путаницы и запросов на изменения в последнюю минуту.

Проверить документацию: Обычно менеджер проекта отвечает за проверку всех контрактов и документации, чтобы убедиться, что все в порядке и все подписано.

Освобождение ресурсов: Перед завершением проекта команда, все контрактные работники, арендаторы и т.д. должны быть официально освобождены. Предусмотрите процесс уведомления и убедитесь, что все получили оплату.

Проведите вскрытие: Пост-мортем — это когда готовый проект анализируется, чтобы отметить, что получилось, а что нет. Это отличный способ повторить успехи и исправить ошибки для следующего проекта. Не забудьте отпраздновать вместе с командой! Они этого заслуживают.

Теперь, когда мы узнали о жизненном цикле управления проектами, давайте рассмотрим некоторые подходы к управлению проектами.

Методологии управления проектами

На протяжении многих лет было разработано множество методологий управления проектами для адаптации к потребностям различных отраслей. Некоторые из этих типов управления проектами или подходов также лучше всего подходят для проектов определенных размеров и уровней сложности.

Ниже приведен список основных методологий управления проектами. Нажмите на ссылки, чтобы получить подробное объяснение каждой из них.

Водопадное управление проектами: Линейный подход к управлению проектами, при котором требования заинтересованных сторон собираются в начале проекта, а затем создается последовательный план проекта.

Agile Project Management: Итеративный подход к управлению проектами, при котором не используется жесткий план проекта, а выполняются короткие отрезки работы, называемые agile sprints.

Управление проектами Scrum: Гибкая структура, которая очень популярна для разработки продуктов и программного обеспечения.
Бережливое управление проектами (или бережливое производство): Эта техника была изобретена для улучшения производственных процессов и с годами стала очень важной методологией управления проектами.

Метод Канбан: Канбан — это широко используемый подход к управлению проектами, который заключается в управлении работой с помощью визуальных досок и карточек. Доски Канбан используются командами agile и scrum.

Шесть сигм: Как и канбан или lean, шесть сигм — это набор инструментов и методов, который был разработан для улучшения производственных процессов, а затем стал подходом к управлению проектами.

Метод критического пути (CPM): Метод критического пути — это метод планирования проектов, который позволяет менеджерам проектов оценить продолжительность проекта, определить зависимости между задачами, плавающие и критические виды деятельности.
Управление проектами по критической цепи: Подход к управлению проектами, основанный на теории ограничений и использующий управление ресурсами как основной способ эффективного выполнения проектов.

PRINCE2: PRINCE2 — самая популярная методология управления проектами в Великобритании, Австралии и европейских странах. PRINCE2 очень похож на Свод знаний по управлению проектами от PMI, поскольку в нем содержатся определения и лучшие практики для менеджеров проектов.

Управление проектами способствует изменениям

На протяжении всей истории человечества управление проектами всегда практиковалось неформально, но как отдельная профессия оно начало формироваться в середине XX века, когда группа дальновидных людей из аэрокосмической, инженерной, фармацевтической и телекоммуникационной отраслей осознала, что меняющемуся миру нужны новые инструменты. Движимые необходимостью решать вопросы планирования и ресурсов, связанные с все более сложными проектами, они собрались, чтобы начать разрабатывать и стандартизировать инструменты для новой профессии. И в 1969 году родился Институт управления проектами (PMI).

Сегодня мы живем в «проектной экономике», где проекты являются движущей силой того, как выполняется работа, осуществляются изменения и создается ценность. В «экономике проектов» всемирный рост управления проектами доказывает его ценность как:

• как признанная и стратегическая организационная компетенция
• как предмет для обучения и образования
• как карьерный путь

Сегодня широко признано, что базовые знания в области управления проектами могут принести пользу людям, занимающим различные должности в самых разных сферах деятельности. Навыки управления проектами могут помочь молодому студенту, работающему над научным проектом, добиться успеха или руководителю корпорации уладить личные споры. Эти навыки могут помочь медсестре оптимизировать смену смен, чтобы улучшить время реагирования на пациентов в своем отделении. Они могут помочь IT-специалисту в рекордно короткие сроки разработать инновационное программное обеспечение или помочь правительственному агентству улучшить качество предоставляемых услуг более экономичным способом.