Система закупок в управлении запасами: Типы и примеры
Система закупок — важнейший компонент эффективного управления запасами. Она охватывает весь процесс приобретения товаров и услуг, начиная с заявки и заказа на поставку, получения товара и заканчивая его оплатой. Контролируя существующие запасы и помогая компаниям определить, что, сколько и когда нужно купить, системы закупок играют важную роль в контроле оттока денежных средств и обеспечении эффективного управления запасами.
Понимание систем закупок
Системы закупок призваны сделать процесс закупок более эффективным и помочь компаниям сократить расходы на снабжение. Автоматизируя различные задачи, такие как отслеживание заказов и составление отчетов о расходах, компьютеризированные системы закупок позволяют сократить административные расходы, сократить цикл закупок и минимизировать человеческий фактор, что приводит к уменьшению дефицита.
Эти системы обеспечивают закупку только необходимого и по разумным ценам. Они используют результаты работы систем планирования производства, которые включают в себя количество исходных материалов, необходимых для производственного процесса. Благодаря интеграции с другими системами и использованию экономических моделей, таких как экономическое количество заказов (EOQ), системы закупок оптимизируют управление запасами.
Экономическое количество заказов и закупки
Модель экономического количества заказов (EOQ) — это широко используемый метод управления запасами. Она рассчитывает количество единиц продукции, которое компания должна закупать для своих запасов при каждом заказе партии, чтобы минимизировать общие затраты на запасы. Модель учитывает затраты на хранение (затраты, связанные с хранением запасов) и затраты на создание (затраты, связанные с размещением заказа).
Модель EOQ стремится найти баланс между затратами на хранение и затратами на создание запасов. Определив правильное количество запасов, которое необходимо заказывать для каждой партии, компании могут избежать частых заказов и избыточных запасов. Это приводит к экономии средств и эффективному управлению запасами.
Закупки до оплаты
Purchase-to-Pay (P2P) — это интегрированная система, которая автоматизирует весь процесс закупки товаров и услуг для предприятий. Она охватывает подачу заявок, закупки и оплату. Система P2P направлена на оптимизацию процесса закупок, что приводит к улучшению финансового контроля и общей эффективности организации.
Упорядочивая рабочий процесс закупок и сокращая ручное вмешательство, система P2P экономит расходы и снижает риски. Она гарантирует, что каждый этап, от запроса товаров или услуг до расчетов с поставщиками, будет легко интегрирован и отслежен в единой системе.
Типы систем закупок
Существуют различные типы систем закупок, которые компании могут внедрять в зависимости от своих конкретных потребностей и требований. Некоторые распространенные типы включают:
- Ручные системы закупок: При этом традиционном подходе закупочная деятельность осуществляется вручную, с использованием бумажной документации и ручного отслеживания. Хотя такой подход может подойти для небольших предприятий, он отнимает много времени и чреват ошибками.
- Компьютеризированные системы закупок: Эти системы автоматизируют процессы закупок с помощью специализированного программного обеспечения. Они предоставляют такие функции, как отслеживание запасов, управление заказами и интеграция с другими системами, повышая эффективность и точность.
- Интегрированные системы планирования ресурсов предприятия (ERP): Системы ERP объединяют различные бизнес-функции, включая закупки, в единую платформу. Они обеспечивают беспрепятственный обмен данными и видимость в реальном времени между отделами, улучшая координацию и оптимизируя операции.
- Облачные системы закупок: Облачные системы обеспечивают гибкость и доступность, поскольку они размещаются на удаленных серверах и доступны через Интернет. Такие системы обеспечивают масштабируемость, экономическую эффективность и удобство совместной работы в разных местах.
Преимущества систем закупок
Внедрение надежной системы закупок может принести бизнесу ряд преимуществ, в том числе:
- Экономия затрат: Системы закупок помогают компаниям оптимизировать процесс закупок, договориться с поставщиками о более выгодных ценах и сократить расходы на снабжение. Минимизируя складские запасы и излишки товарно-материальных ценностей, компании также могут избежать сопутствующих расходов.
- Эффективное управление запасами: Системы закупок позволяют в режиме реального времени отслеживать уровень запасов, что дает компаниям возможность принимать обоснованные решения о том, когда и сколько заказывать. Это приводит к повышению оборачиваемости запасов и снижению затрат на их содержание.
- Оптимизация рабочего процесса: Автоматизированные процессы закупок оптимизируют рабочий процесс за счет исключения ручных задач, сокращения бумажной работы и минимизации ошибок. Это повышает общую операционную эффективность и позволяет сотрудникам сосредоточиться на более важных видах деятельности.
- Улучшенное управление поставщиками: Системы закупок способствуют более эффективному управлению поставщиками, отслеживая их работу, анализируя исторические данные и способствуя развитию долгосрочных отношений. Это приводит к улучшению процесса выбора поставщика и ведения переговоров.
- Финансовый контроль: Системы закупок обеспечивают лучший финансовый контроль благодаря таким функциям, как отслеживание бюджета, отчетность о расходах и рабочие процессы утверждения. Это помогает компаниям управлять расходами, следить за соблюдением норм и предотвращать несанкционированные закупки.
Заключение
Хорошо внедренная система закупок имеет решающее значение для эффективного управления запасами на предприятиях. Автоматизируя процессы закупок, оптимизируя уровни запасов и улучшая финансовый контроль, эти системы позволяют компаниям сокращать расходы, повышать эффективность и принимать обоснованные решения. Будь то ручная система, компьютеризированное решение или интегрированная ERP-система, внедрение правильной системы закупок может принести значительную пользу компаниям в России и по всему миру.
Вопросы и ответы
Какова роль системы закупок в управлении запасами?
Система закупок играет важнейшую роль в управлении запасами, отслеживая существующие запасы и помогая компаниям определить, что, сколько и когда нужно покупать. Она обеспечивает закупку только необходимого и по разумным ценам, контролируя отток денежных средств и оптимизируя уровень запасов.
Какую пользу приносит компьютеризированная система закупок предприятиям?
Компьютеризированная система закупок дает несколько преимуществ. Она автоматизирует такие задачи, как отслеживание заказов и составление отчетов о расходах, снижая административные расходы и сводя к минимуму человеческий фактор. Кроме того, она позволяет в режиме реального времени отслеживать уровень запасов и оптимизировать цикл закупок, что приводит к повышению эффективности и экономии средств.
Что такое модель экономического количества заказов (EOQ) и как она связана с системами закупок?
Модель экономического количества заказа (EOQ) — это метод управления запасами, который определяет оптимальное количество заказа для минимизации общих затрат на запасы. Системы закупок используют модель EOQ, чтобы найти баланс между стоимостью хранения и стоимостью установки, обеспечивая эффективное управление запасами и экономию затрат.
Что такое система закупок с оплатой по факту (P2P)?
Система Purchase-to-Pay (P2P) — это интегрированное решение, автоматизирующее весь процесс закупки товаров и услуг для предприятий. Она охватывает подачу заявок, закупки и оплату, оптимизируя рабочий процесс и улучшая финансовый контроль. Система P2P обеспечивает беспрепятственную интеграцию и отслеживание закупочной деятельности в рамках единой системы.
Каковы различные типы систем закупок?
Существуют различные типы систем закупок, включая ручные системы закупок, компьютеризированные системы закупок, интегрированные системы планирования ресурсов предприятия (ERP) и облачные системы закупок. Каждый тип предлагает различные характеристики, функциональные возможности и уровни автоматизации, что позволяет компаниям выбрать систему, которая наилучшим образом соответствует их потребностям.
Каковы преимущества внедрения системы закупок?
Внедрение надежной системы закупок может принести бизнесу ряд преимуществ. Она помогает оптимизировать процессы закупок, договариваться с поставщиками о более выгодных ценах и сокращать расходы на снабжение, что приводит к экономии средств. Она также позволяет эффективно управлять запасами, оптимизировать рабочий процесс, улучшить управление поставщиками и финансовый контроль, что повышает операционную эффективность и улучшает процесс принятия решений.