Понимание суточных

«Суточные» или дневная ставка — это фиксированная сумма компенсации, выплачиваемой сотрудникам за ежедневное проживание, питание и непредвиденные расходы, понесенные во время деловых поездок.Ставки устанавливаются ежегодно Управлением общих служб (GSA) для пунктов назначения в континентальной части США;иностранные ставки (например, Аляска, Гавайи, Пуэрто-Рико и Гуам) устанавливаются Министерством обороны, а иностранные ставки (за пределами США и их территорий) устанавливаются Государственным департаментом.

Если вы путешествуете по делам или у вас есть сотрудники, которые путешествуют, важно понимать суточные, которые предлагают альтернативу возмещению расходов на основе подробных записей о расходах и требуют менее сложной бухгалтерской отчетности. Здесь мы отвечаем на вопросы, которые могут у вас возникнуть о суточных, о том, как они работают и что в них входит с точки зрения налогообложения.

Что покрывает суточная?

GSA делит суточные на две категории:

• Питание и непредвиденные расходы (M&IE)
• Жилье

Питание и непредвиденные расходы

Категория питания и непредвиденных расходов (M&IE) включает в себя все питание (завтрак, обед и ужин), обслуживание номеров, стирку, химчистку, глажку одежды, а также сборы и чаевые для людей, которые предоставляют услуги, такие как серверы питания и багаж. перевозчики. Суточные на питание зависят от местоположения и делятся на шесть уровней.

В крупных городах максимальный уровень суточных обычно составляет 76 долларов США;в небольших городах, в которых проводятся значительные деловые поездки, суточные выплачиваются между 2 и 5 уровнями (от 56 до 71 доллара).Для районов, которые обычно не посещают бизнес-путешественники, минимальная ставка уровня составляет 55 долларов США.

Расходы на проживание

Категория жилья охватывает жилье для ночлега, такое как отели, мотели, гостиницы, курорты и апартаменты.Отдельная ставка суточных устанавливается как для M&IE, так и для проживания в каждом месте.Например, на 2020 финансовый год ставки суточных для Атланты варьируются от 157 до 156 долларов для проживания и 66 долларов для M&IE.  В Чикаго ставки на проживание колеблются от 125 до 229 долларов в зависимости от месяца, а суточные M&IE составляют 76 долларов.

Почему цены различаются в зависимости от местоположения

Ставки суточных основаны на прожиточном минимуме в районе.Ставки суточных в крупных городах, таких как Чикаго, Нью-Йорк и Лос-Анджелес, выше, чем в пригородах, потому что товары и услуги в крупных городах, как правило, дороже.Ставки проживания также могут меняться от месяца к месяцу в зависимости отспроса и предложения.  Например, самые высокие суточные в Нью-Йорке приходится на осень, сезон, который привлекает наибольшее количество туристов и деловых путешественников.  Ставки суточных обновляются ежегодно и вступают в силу 1 октября, в первый день финансового года федерального правительства.

Поиск тарифов для каждого местоположения

Спросите в отделе веб-сайт GSA, где вы можете выполнить поиск по городу, штату или почтовому индексу за текущий финансовый год (с 1 октября по 30 сентября). Если вы хотите просмотреть следующий финансовый год или любой другой год с 1997 года, выполните поиск по штатам и выберите соответствующий год из раскрывающегося меню. Щелкните «Найти суточные», чтобы просмотреть результаты с разбивкой по основному месту назначения, округу, максимальному количеству жилья по месяцам, а также питанию и непредвиденным расходам (M&IE).

Если вы ищете область, которая не охвачена таблицами GSA (например, Гавайи, которые не являются частью континентальной части США), появятся две ссылки, которые направят вас на соответствующий веб-сайт: Министерство обороны для иностранцев. путешествия (Аляска, Гавайи, Пуэрто-Рико и Гуам) и Государственный департамент по всем зарубежным направлениям.

Стандартная суточная ставка

Стандартная ставка в размере 55 долларов в сутки для M&IE и стандартная ставка в размере 96 долларов в сутки для проживания (2020 финансовый год) применяется к любому месту, для которого не указана ставка в таблицах GSA.Это верно для всех штатов континентальной части США8.

Использование ставок GSA работодателем

Хотя большинство предприятий используют ставки суточных, установленные GSA, они могут использовать альтернативные методы компенсации.Например, работодатели могут использовать метод IRS по высокой-низкой ставке, который устанавливает одну фиксированную ставку суточных для регионов с высокими затратами (например, Нью-Йорк, Чикаго и округ Колумбия) и одну фиксированную ставку для всех остальных регионов.Для путешествий 1 октября 2019 года или после этой даты тариф составляет 297 долларов (71 доллар только для M&IE) за поездку в любой район с высокими затратами и 200 долларов (60 долларов за M&IE) за поездку в любую другую точку континентальной части США.

Налоги на возмещение суточных

Суточные не считаются заработной платой и, следовательно, не облагаются налогом, если они соответствуют определенным условиям. Вы будете облагаться налогами, если выполняется одно из следующих условий:

• Выплата превышает допустимую федеральную ставку суточных.
• Вы не подавали отчет о расходах своему работодателю
• В вашем отчете о расходах не указаны дата, время, место, сумма и коммерческая цель расходов.
• Ваш работодатель выплачивал вам суточные и не требовал отчета о расходах.

Если любая из вышеперечисленных ситуаций верна, ваши суточные будут считаться заработной платой и будут подлежать удержанию подоходного налога и налога на заработную плату.  Сумма будет указана вашим работодателем в вашей форме W-2.Если просто ваша суточная была выше допустимой федеральной ставки суточных, заработной платой будет считаться только превышенная сумма.

Чтобы обосновать свои командировочные и сопутствующие расходы, вам необходимо будет вести журнал, в котором будут указаны дни, в которые вы ездили по делам, куда вы отправились, а также освобождение от налога в соответствии с правилами выплаты суточных.  Чтобы избежать неблагоприятных налоговых последствий, проконсультируйтесь со своим налоговым консультантом перед тем, как отправиться в длительную командировку.

Суточные в качестве альтернативы заработной плате

Поскольку суточные не облагаются налогом, некоторые люди могут задать вопрос: «Могу ли я согласиться на более низкую зарплату с суточными вместо более высокой без суточных?» Ответ — нет.» Полисы суточных не могут быть созданы таким образом, чтобы можно было обозначить то, что должно быть выплачено, как что-то еще — в данном случае суточные.

Суть

Суточные обеспечивают возмещение расходов сотрудникам, которые путешествуют с деловыми целями. Ставки варьируются в зависимости от местоположения и времени года и делятся на две категории: проживание и питание и непредвиденные расходы (M&IE). Если ваши выплаты не превышают максимальную федеральную ставку суточных, они не облагаются налогом; если суточные превышают федеральные ограничения, любое превышение будет облагаться налогом как обычный доход.

Ставки суточных могут меняться ежегодно, и законы о налогах на суточные могут быть сложными. Проконсультируйтесь с квалифицированным налоговым специалистом, если у вас есть вопросы или опасения по поводу политики вашей компании в отношении суточных.