Финансовая энциклопедия

Советы по тайм-менеджменту для финансовых специалистов

Мир финансов превратился в высококонкурентное рабочее место. Хотя в одном дне всего 24 часа, как говорится, время — деньги. Таким образом, эффективное управление временем является конкурентным преимуществом для любого финансового профессионала, стремящегося стать более продуктивным и качественно проводить время вне работы.

Однако есть много отвлекающих факторов, которые могут заставить вас работать дольше, чем необходимо. Читайте дальше, чтобы узнать о некоторых из этих распространенных трат времени и узнать о ряде советов по управлению временем, которые помогут вам выполнить больше работы за меньшее время.

Ключевые выводы

  • Финансовые профессионалы часто обнаруживают слабую структуру, когда встречаются с клиентами, периодически совершают сделки в течение дня или работают над анализом данных.
  • Это открывает возможность откладывать дела на потом, отвлекаться и неправильно распоряжаться временем.
  • Здесь мы рассмотрим некоторые проверенные временем методы управления временем, особенно ориентированные на профессионалов в области финансов.

Черная дыра

Существуют различные расточители времени, которые могут снизить производительность. Например, профессионалы в области финансов постоянно склонны выполнять несколько задач одновременно. Предположим, вы советник и с 8:30 до 10:00 утра среды вам удается выполнить следующее:

  • Вы работаете с таблицей,
  • Но остановитесь после того, как вас прервали два новых сообщения электронной почты,
  • Затем отправьте шесть писем подряд,
  • Затем я проверил свадебные фотографии друга по колледжу в Instagram (признана экстремистской организацией, деятельность которой запрещена в Российской Федерации),
  • Затем примите приглашение компании в социальную сеть через сообщение Slack,
  • Прежде чем ответить на два неожиданных звонка от потенциальных клиентов, и
  • Наконец, вынуждены резко повесить трубку, поскольку ваш менеджер останавливается, чтобы напомнить вам, что вы опаздываете на пять минут на собрание персонала.

Это похоже на типичное утро для вас? Если это так, и особенно если вы работаете в жесткой корпоративной среде, например, в частной инвестиционной компании или инвестиционном банке, вы, вероятно, находитесь на самом низком уровне по сравнению с вашими коллегами.

Через пять или десять лет никто не вспомнит, не позаботится о вас и не будет продвигать вас за всю ту занятую работу, которую вы проделали. Будет ли мир заботиться о том, чтобы Томас Джефферсон закончил тасовать бумаги, но никогда не помогал написать Декларацию независимости? То же самое и в вашей работе: ваша организация ценит необходимую работу и шедевры, а не труд.

Планирование наперед

Каждое воскресенье днем ​​завершайте список дел на предстоящую неделю, желательно с помощью приложения или веб-службы, которая синхронизируется на всех ваших устройствах. Выделите элементы, которые абсолютно необходимы для вашего успеха на работе и в личной жизни. Не выделенные, вероятно, вещи, которые вы можете делегировать, отложить или вообще избежать.

В сфере финансов критически важные результаты включают отчеты или исследования, которые должны быть точными и отправлены до установленного срока. Ваша организация будет обслужена лучше, если вы сосредоточитесь на повышении качества этих отчетов, а не просто выполните над ними приличную работу, чтобы высвободить время для неключевых элементов (например, ответов на низкоприоритетные электронные письма или участия в длительных -мотанная встреча).

Точно так же за десять минут до ухода с работы каждый день завершайте перечисление действий на следующий день и пронумеруйте их в порядке важности и приоритета. Опять же, постоянно спрашивайте себя обо всем, что вам на самом деле не нужно делать — о том, что не соответствует определенному порогу продуктивности.

Многозадачность

Успех в финансах сводится к способности всегда доставлять важные и незамедлительные результаты. На какую важную информацию и данные полагаются ваши финансовые менеджеры? Что вы можете сделать, чтобы помочь вашей организации и / или вашим клиентам выиграть? Включает ли это своевременное представление аудиторского отчета, точные расчеты чистой приведенной стоимости предлагаемого проекта или обеспечение того, чтобы формулы в Excel приводили к правильным совокупным итогам?

В конце концов, никого не волнуют все электронные письма, которыми вы обменивались, встречи социального клуба, которые вы посещали, или хронологическое хранение папок в вашем кабинете. Многозадачность постоянно мешает сотрудникам выкладываться по максимуму в отношении немногих важных результатов, которые их работодатели действительно ожидают от них.

Сначала выполняйте важные, сложные, срочные и важные дела. Успех в финансах может заключаться в простоте методов подхода к своим задачам. Это может показаться чрезвычайно простым для начитанного и непосвященного недавнего выпускника, но делайте одно дело за раз и не останавливайтесь, пока оно не будет завершено. Если ваши задачи относятся к долгосрочному проекту, разбейте его на более краткосрочные этапы и завершите досрочно. Выполнение задач от начала до конца устраняет дорогостоящие потери, поскольку вам не придется постоянно начинать заново и повторно калибровать разные, не связанные друг с другом элементы.

Если вы тратите три часа в неделю на бесполезные задачи, это в сумме составляет примерно 150 часов в год. Ваш партнер, работающий на нескольких рабочих местах от вас, который более эффективен и работает на 150 часов больше в год, вероятно, получит несколько повышений по службе и повышения заработной платы, которых не получали другие.

Управление почтовым ящиком

Ваш почтовый ящик — большая трата времени. Если большинство ваших писем не имеют отношения к вашим непосредственным задачам, значит, вы время от времени заполняете свой день мусорной информацией.

Чтобы этого избежать:

  • Установите заранее определенное время для проверки электронной почты и проверяйте свой почтовый ящик не чаще трех или четырех раз в день.
  • Создайте папку для сообщений электронной почты в нерабочее время, к которым вам следует обратиться, но которые не являются срочными. Эта папка особенно полезна для вас, чтобы вернуться к важным запросам, которые могут подождать несколько рабочих дней до получения от вас ответа.
  • Отправляйте только самые важные электронные письма в течение рабочего дня. Хотя важно оставаться в курсе событий в своей группе, значительную часть вашего времени могут тратить неопытные или менее дисциплинированные коллеги, которые наводняют ваш почтовый ящик нерелевантными сообщениями. Вы можете уменьшить количество таких писем, не отвечая на те, которые не связаны с работой.
  • Очистите свой почтовый ящик перед уходом с работы. Вы можете сделать это, создав связанные с проектом папки, в которых вы можете хранить электронные письма, связанные с конкретными проблемами. Сохранение вашего почтового ящика пустым экономит ваше время, убирая из вашего внимания второстепенные сообщения. Если есть вещи, которые абсолютно требуют внимания в ближайшие несколько часов или на следующий день, поместите их в папку срочно.

Некоторые другие советы по экономии времени

Следите за тем, сколько времени вы действительно тратите

Создайте простую электронную таблицу, в которой вы можете указать примерное время, которое вы потратили на тривиальные дела. Делайте это ежедневно. По мере того, как вы разовьете и сохраните эту привычку, вы научитесь распознавать неважные вещи, когда вы с ними сталкиваетесь.

Обрабатывать бумажные документы только один раз

Как только они будут обработаны, вы можете подать их, отправить или избавиться от них.

Прямое сообщение вашим коллегам

Прогулки по офису или между отделами могут стоить вам нескольких часов в неделю — и мы знаем, насколько это дорого обходится в годовом исчислении. Если это не важный или сложный вопрос, использование прямых сообщений через корпоративную систему обмена сообщениями или одобренную веб-службу часто является более эффективным способом быстро получить ответы на различные вопросы.

Знайте, где все находится в любой момент

Это включает как электронную, так и бумажную информацию. Если вы цените свое время, не тратьте его на поиски вещей.

Разделите свои задачи на четыре категории:

  1. Срочно и важно:  например, финансовая и бухгалтерская отчетность со строгими и приближающимися сроками.
  2. Не срочно и не важно: например, нетворкинг в финансовой группе, учебные классы и т. Д.
  3. Срочно и неважно:  например, спорадические сообщения из вашего почтового ящика и «сроки сдачи» для встреч в клубе.
  4. Не срочно и неважно: например, десятиминутные разговоры в торговом автомате, проверка фэнтези-футбола и т. Д.

(Очевидно, вам следует потратить как можно больше времени на первую категорию.)

Делегат, Делегат, Делегат

Это то, что будет отделять вас от стаи по мере вашего продвижения в организации. Выполняйте задачи, которые можете выполнить только вы. По мере того, как вы оттачиваете свои навыки тайм-менеджмента, вам вскоре будут назначены прямые подчиненные. По возможности распределите задачи, с которыми вам не нужно справляться самостоятельно. Вы должны делать только то, что абсолютно требует вашего внимания или опыта.

Не управляйте своей личностью

Финансовые специалисты должны обладать навыками тайм-менеджмента, но они также должны иметь взаимопонимание и доброжелательность с внутренними коллегами и внешним сообществом. Сосредоточение внимания исключительно на времени может заставить вас казаться раздражительным, что оттолкнет многих людей, когда они будут рядом с вами, в том числе в условиях социального развития и развития бизнеса. Если вы не будете осторожны, вы будете думать, что вы гуру тайм-менеджмента, но совершенно не заметите штамп «социального идиота» на своем лбу.

Навыки общения, лидерства и развития бизнеса так же важны, как и навыки управления временем. По мере того, как профессионалы в области финансов продвигаются по карьерной лестнице, одних только навыков тайм-менеджмента уже будет недостаточно для того, чтобы помочь им достичь следующего уровня (т. Е. Исполнительного уровня).

Суть

Если вы цените свою жизнь, значит, цените свое время. Работа — это подкомпонент более широкой картины вашей жизни: уровень вклада и услуг, которые вы можете предоставить другим, зависит от вашей способности максимально использовать ограниченное количество времени, отведенного вам. Помните: это важные вещи, которые ваш работодатель ожидает от вас в этом отношении. Ваш работодатель не будет заботиться обо всем остальном, и вы тоже.

 


Похожие статьи