Как использовать Excel в качестве главной бухгалтерской книги
Microsoft Excel — мощный инструмент, который можно использовать для множества целей. Для малого бизнеса с небольшим количеством транзакций опытный владелец бизнеса может использовать Excel в качестве замены бухгалтерского программного обеспечения.
В Excel есть все инструменты, необходимые для создания и ведения главной книги, но для этого требуется твердое понимание основ бухгалтерского учета и внимание к деталям. Для владельцев бизнеса, у которых нет ресурсов для инвестирования в бухгалтерское программное обеспечение, Excel может быть хорошим местом для начала ведения бухгалтерского учета, пока программное обеспечение для бухгалтерского учета не будет приобретено. Ниже приведены рекомендации, которые помогут разобраться в том, как лучше всего использовать Excel для целей бухгалтерского учета.
Использование Excel в качестве главной книги
Важно отметить, что все компании отличаются друг от друга и, следовательно, будут иметь разные потребности в отчетности. Первым шагом в настройке бухгалтерского процесса является определение того, какие учетные метрики необходимо будет включить в зависимости от типа бизнеса.
Простая настройка ведения учета должна сначала включать столбцы с датой транзакции, описанием транзакции и ссылочным номером, например номерами счетов-фактур или чеков. В следующих столбцах будут перечислены все учетные записи, которые будут использоваться в течение года. Тщательно продумайте выбор учетных записей, так как позже будет сложно вернуться и внести изменения. Слева направо первые перечисленные счета должны быть счетами отчета о прибылях и убытках, начиная с доходов и заканчивая расходами. Затем будут счета активов, затем счета пассивов и, наконец, любые счета собственного капитала.
В главной книге используется двойная бухгалтерия для отслеживания всех транзакций компании, и важно хорошо понимать эту концепцию, прежде чем начинать использовать Excel в качестве главной книги. Бухгалтерский учет с двойной записью основан на вводе как дебетов, так и кредитов для транзакции, так что в конечном итоге бухгалтерские книги уравновешиваются.
Двойная бухгалтерия в Excel
Если это новая компания, первой сделкой, скорее всего, будет капитал, вложенный в компанию. В качестве примера предположим, что предприниматель по имени Джейн решает открыть механический цех. У нее есть сбережения в размере 750 000 долларов, чтобы начать свой бизнес, и она открывает текущий счет в своем местном банке на сэкономленные средства.
Используя концепции бухгалтерского учета с двойной записью, Джейн знает, что эта транзакция увеличит денежный счет компании (дебетовая запись) и будет компенсирована увеличением счета собственного капитала владельца (кредитовая запись). В этой системе Excel все дебетовые записи должны регистрироваться как положительные значения, а все кредитовые записи должны записываться с отрицательными значениями.
В этом примере Джейн должна ввести дату транзакции и описание, например «Капитальные вложения», в первую строку электронной таблицы. Затем она внесет положительную запись 750 000 долларов в столбец «Денежные средства» электронной таблицы и отрицательную запись 750 000 долларов в столбец «Собственный капитал» таблицы. Чтобы проверить числа, Джейн должна использовать формулу суммы Excel, чтобы гарантировать, что сумма всех записей в каждой строке равна нулю долларов.
После этого Джейн продолжит вводить строку для каждой транзакции. Если она покупает оборудование на наличные деньги компании, Джейн вводит транзакцию, чтобы показать дебетовую или положительную запись в столбце счета «Оборудование» и кредитную или отрицательную запись в столбце счета «Наличные деньги». Если она продает клиенту услуги по механической обработке, она записывает кредит на счет «Доходы» и дебет на счет «Капитал».
Наконец, итоговая сумма для каждого столбца учетной записи должна быть просуммирована в нижней части таблицы. Сумму всех счетов доходов можно сложить, чтобы рассчитать текущую чистую прибыль. При необходимости можно настроить другие рассчитываемые столбцы, например, общие активы, общие обязательства и общий капитал.
Суть
Ведение бизнеса требует огромного объема бухгалтерского учета, который лучше всего обслуживается с помощью специального программного обеспечения для бухгалтерского учета. Если это не вариант для владельца бизнеса, то хорошей альтернативой будет использование Microsoft Excel. Специалисты, ведущие учетные записи компании, должны понимать термины и методы бухгалтерского учета, а также понимать различные инструменты Excel для создания точных бухгалтерских проводок. По мере роста бизнеса рекомендуется использовать соответствующее бухгалтерское программное обеспечение.