Налоговые обязательства малого бизнеса: налоги на заработную плату
Одной из проблем, с которой приходится сталкиваться владельцам малого бизнеса, является своевременное выполнение многочисленных обязательств по уплате местных, государственных и федеральных налогов. Хотя большинство владельцев бизнеса нанимают бухгалтера или налогового специалиста для решения налоговых вопросов, понимание налоговой системы важно для тех, кто несет полную ответственность за выполнение всех налоговых обязательств. В этой статье речь пойдет об обязательствах владельца бизнеса по налогам на заработную плату.
Обязательства по налогу на заработную плату
Любой бизнес с сотрудниками должен удерживать налоги на заработную плату из зарплаты сотрудников и платить применимые федеральные, государственные и местные налоги.Налоги, обычно удерживаемые из зарплаты сотрудников, включают FICA (налоги на медицинское обслуживание и социальное обеспечение ), а также федеральные, государственные и местные подоходные налоги, если применимо.
Другие обязательства по удержанию включают FUTA (Федеральный закон о налоге на безработицу) и, в таких штатах, как Калифорния, Гавайи, Нью-Джерси, Нью-Йорк и Род-Айленд, налоги на страхование по инвалидности. Неуплата налогов или пропуск платежа может привести к большим штрафам и пени, поэтому важно рассчитать сумму причитающихся налогов на заработную плату и уплатить их вовремя.
Если владелец малого бизнеса не имеет внешних сотрудников, но зарегистрирован, вышеуказанные правила применяются также и к зарплате владельца, поскольку он, по сути, является единственным сотрудником корпорации. Если бизнес не зарегистрирован и в нем нет сотрудников, владелец должен будет платить ориентировочные налоги на доход от самозанятости каждый квартал.
Расчет налогов на заработную плату
Расчет налогов на заработную плату осуществляется в три этапа:
- Определить облагаемых налогом работников
- Определить налогооблагаемую заработную плату
- Рассчитать суммы удержания
Налогооблагаемые работники
Рабочие могут быть наемными работниками или независимыми подрядчиками. Сотрудники рассматриваются как облагаемые налогом работники, подлежащие обложению налогом на заработную плату, в то время как независимые подрядчики несут ответственность за уплату собственных налогов. Обычно рабочие считаются наемными работниками, если вы имеете право направлять и контролировать то, как они выполняют свою работу, а не просто ее результаты.
Однако границы между независимыми подрядчиками и сотрудниками не всегда четко очерчены. Чтобы помочь владельцам бизнеса определить, какие работники являются налогооблагаемыми сотрудниками, Налоговая служба (IRS) имеет правила общего права, которые включают поведенческие, финансовые тесты и тесты взаимоотношений :
Поведенческий тест
Работник — это работник, когда работодатель имеет право направлять и контролировать работника. Работодатель не обязан фактически направлять или контролировать работника, но имеет на это право.
Финансовый тест
Этот тест проверяет степень контроля работодателя над финансовыми аспектами работы. В некоторых профессиях наличие значительного контроля над расходными материалами, используемыми для работы, поддерживает статус работника как независимого подрядчика.
Однозначный способ отличить независимого подрядчика от сотрудника — это наличие услуг. Независимый подрядчик не привязан к одной компании и может рекламировать услуги; сотрудник не может рекламировать услуги, если он не работает вне компании в качестве независимого подрядчика.
Тест на отношения
Этот тест относится к тому, как работодатель и работник воспринимают свои отношения. Если предполагается, что отношения между работодателем и работником продлятся до конца конкретного проекта или в течение определенного периода времени, тогда работник является независимым подрядчиком. С другой стороны, если отношения не имеют границ, работник является налогооблагаемым работником.
Налогооблагаемая заработная плата
Облагаемая налогом заработная плата представляет собой компенсацию за оказанные услуги и может включать заработную плату, бонусы или подарки.Некоторые формы компенсации, такие как возмещение деловых расходов на проезд или питание, не квалифицируются как налогооблагаемая заработная плата.Чтобы расходы не облагались налогом, сотрудники должны подтвердить их с помощью квитанций или отчетов о расходах.Они также должны быть необходимыми, разумными и иметь отношение к бизнесу.
Расчет удержания
После того, как вы выяснили, какие рабочие квалифицируются как облагаемые налогом сотрудники, а какая заработная плата является облагаемой налогом, следующим шагом будет определение суммы, которую вы должны удерживать для уплаты федеральных, государственных и местных налогов, а также FICA и FUTA.
Федеральные налоги
Из каждой зарплаты должен удерживаться федеральный подоходный налог за соответствующий период. В IRS есть два набора налоговых таблиц, которые работодатели могут использовать для расчета удерживаемых сумм: таблицы уровней заработной платы и таблицы процентов.
Таблицы заработной платы разделены на пять различных периодов расчета заработной платы (дневной, еженедельный, двухнедельный, полумесячный и ежемесячный). Чтобы определить суммы удержания, работодатели выбирают применимый период оплаты и размер заработной платы для сотрудников, а затем просматривают таблицу до столбца, в котором указано количество заявленных освобождений.
Процентные таблицы доступны для восьми периодов расчета заработной платы (ежедневно, еженедельно, раз в две недели, раз в месяц, ежемесячно, ежеквартально, раз в полгода и ежегодно) и разделены по семейному положению. Работодатели начинают с уменьшения заработной платы на величину заявленных льгот. Затем они используют таблицу, соответствующую семейному положению сотрудника, и ищут сумму удержания на основе размера заработной платы.
Как владелец бизнеса, вы обязаны просмотреть два набора таблиц и определить, какой из них подходит для вашего бизнеса.Процентные таблицы более инклюзивны с точки зрения расчетных периодов, поэтому, если вы находитесь в ситуации, когда разные сотрудники получают зарплату в разные расчетные периоды, тогда таблица процентов должна быть таблицей выбора.Например, если ваши сотрудники получают зарплату ежеквартально, процентные таблицы будут более подходящими, чем таблицы уровней заработной платы.Чтобы получить эти таблицы, позвоните в IRS или зайдите наhttp://www.irs.gov/ и попросите Публикации 15 и 15-A.
Государственные пошлины
В большинстве штатов используются таблицы, аналогичные таблицам федеральных налогов, и вы можете получить их, перейдя в налоговый раздел на веб-сайте своего штата или связавшись с администрацией малого бизнеса. Вам не нужно удерживать налоги штата в юрисдикциях, которые не взимают налоги штата с дохода, например, на Аляске, Флориде, валовой заработной платы, например, Пенсильвания.
FI CA
Федеральный закон Страховых взносов (FICA) является федеральным законом, который требует от работодателей удерживать социальные и медицинское страхование налогов с заработной платой работников. Это также требует, чтобы работодатель и работник платили половину налога FICA.
Социальное обеспечение и Medicare налоги накладываются как на работнике по фиксированной ставке 6,2% на социальное обеспечение и 1,45% для Medicare и работодатель единой ставки в размере 6,2% и 1,45%, соответственно, создавая комбинированную FICA ставок налога на 15,3% (12,4% для социального обеспечения и 2,9% для Medicare). Частные предприниматели несут ответственность за уплату всего 15,3% налога.
В отличие от федеральных налогов и налогов штата, на налоги FICA не влияет количество освобождений от удержания, заявленных работником. Вы просто умножаете валовую выплату заработной платы работника на применимую налоговую ставку, чтобы определить, сколько вы должны удержать и сколько вы должны заплатить как работодатель.
В 2021 году налог на социальное обеспечение применяется только к первым 142 800 долларам дохода, также называемым базой заработной платы социального обеспечения. База заработной платы ежегодно корректируется с учетом инфляции. Налог на Medicare не имеет ограничения дохода.
FUTA
Налоги по безработице или FUTA — это налоги, уплачиваемые исключительно работодателем. Вы должны платить налог по безработице, если применимо одно из следующих условий:
а) Вы выплачиваете заработную плату в размере не менее 1500 долларов за квартал б) У вас есть хотя бы один сотрудник в любой день в течение 20 недель календарного года, независимо от того, идут ли недели подряд
Ставка налога FUTA на 2020 год составляет 6,0%, и она взимается с первых 7000 долларов заработной платы каждого сотрудника.Тем неменее, вы можете требовать кредитов от валового налога Самца отражать государственные налоги побезработице,что вы платите.Если вы платите государственный налог по безработице в установленный срок, вам разрешается потребовать кредит в размере 5,4%, что фактически снижает вашу налоговую ставку FUTA до 0,6%.
Собираем все вместе
Расчет налогов на заработную плату может быть очень сложным, и важно отправлять платежи вовремя, чтобы избежать штрафов и штрафов за веб-сайте IRS.
Налоги FUTA обычно уплачиваются ежеквартально, а налоги на прибыль и FICA — раз в полмесяца или ежемесячно. IRS обычно отправляет владельцам бизнеса уведомление в конце каждого года с подробным описанием того, какой метод использовать в наступающем году.
Как правило, веб-сайт http://www.irs.gov/ или позвоните в оперативную справочную службу IRS для предприятий по телефону 1-800-829-4933.